Notulen AV 26 november 2021

Opening

Jorinde Pels, voorzitter, opent de vergadering.

Welkom allemaal bij deze online vergadering en een bijzonder welkom aan onze ereleden die digitaal meekijken. Helaas kunnen we dit net als vorig jaar niet in ons clubhuis doen vanwege de corona maatregelen.
Ondanks het gekke jaar, kan ik gelukkig melden dat er geen leden zijn overleden dit seizoen. Uiteraard wensen we vanuit het bestuur iedereen sterkte met verlies of ziekte van familieleden, vrienden en kennissen.
Het protocol over cameratoezicht is afgerond in overleg met onze functionarissen gegevensbescherming. Met ingang van 1 december zullen de camera’s dus in gebruik worden genomen en het protocol op onze website worden geplaatst. Arjo Prins wordt per 1 december 2021 door het bestuur benoemd als camerabeheerder.
De baanverlichting kan nu al enige tijd door de leden zelf bediend worden vanuit de serre. Vergeet dus niet het licht uit te doen wanneer je als laatste het park verlaat!
Verder zijn we voornemens om het Huishoudelijk Reglement volgend jaar geheel te actualiseren en naar de huidige tijd aan te passen. Deze zal uiteraard volgend jaar aan de AV worden voorgelegd.
Onze penningmeester zal bij agendapunt 9 meer vertellen over de prijzen en contributie.
Het digitale afhangbord is heel goed bevallen en we horen hier voornamelijk positieve berichten over. Er zijn wel bepaalde tijden waarop we piekdrukte zien. We gaan daarom vanaf volgend jaar (ingang tussen kerst en Nieuwjaar) de speeltijden in het digitaal afhangen aanpassen, zodat er meerdere boekingstijden zijn op drukke momenten. Hierbij kan worden gedacht aan afhangen om 19.30 en 20.30, i.p.v. alleen om 20.00. We zouden dan dus een half uurtje schuiven in de aanvangstijden. Het boeken van een baan blijft voorlopig wel gewoon een uur. Dit wordt overigens nog nader uitgewerkt met de verantwoordelijken die op de achtergrond de automatisering, baanverhuur en baanindeling regelen.
Alle informatie voor de vergadering is op de website “voor leden” geplaatst bij het kopje “Dashboard Algemene Vergadering 2021” Ook was het mogelijk om op deze plek over een aantal onderwerpen te stemmen. Van de 468 stemgerechtigde leden, hebben 159 leden (ongeveer 34%) online gestemd. Dat is meer dan 2x het gemiddelde dat we over de afgelopen jaren aan leden op de fysieke AV hebben mogen ontvangen. Hoewel we bij voorkeur fysiek vergaderen, is het mooi om te zien dat onze leden op deze manier meer betrokken zijn in de besluitvorming die de toekomst van onze vereniging betreft.
Pauze na agendapunt 6 (interieur clubhuis)

Mededelingen / ingekomen post

Afmeldingen:
Wij hebben van 4 leden een afmelding ontvangen. Arnoldine Struijf, André Smit, Marianne Piepers en Agnita Bok.

Ledenbestand:
Tot nu toe hebben 23 jeugdleden en 30 senior-, dag- en weekendleden hun lidmaatschap per 1 maart 2022 opgezegd.
Vanaf 1 maart 2021 hebben we ook nieuwe leden gekregen:
21 aspiranten,8 junioren, 8 dagleden,63 senioren en 2 weekendleden
Op dit ogenblik hebben we 83 aspiranten, 107 junioren, 72 dagleden, 372 senioren en 5 weekend leden en 19 niet spelende leden. Dat maakt samen 658 leden.
Hier moeten we nog opzeggingen in de toekomst vanaf trekken en dan komen we op 624 leden in totaal.

Ingekomen Post:
Wij hebben een verzoek ontvangen van 7 HBC leden die van mening zijn dat het tijd is om de hele club rookvrij te maken. Kinderen hebben veel overlast van rokende leden, peuken op het terras, rokende mensen geven een slecht voorbeeld voor kinderen. Steeds meer sportverenigingen worden rookvrij. In september 2018 was tijdens een raadsvergadering de motie Rookvrije Generatie unaniem aangenomen. Rookvrij is goed voor het imago van de club en goed voor de gezondheid voor jong en oud. Wij hopen dat het bestuur het voortouw neemt in het rookvrij maken van onze club.

Dit verzoek is te laat ontvangen om het op de agenda van de Algemene Vergadering te zetten en via de enquête de mening van de leden te vragen. Daarom zal dit verzoek in onze bestuursvergadering besproken worden. Wordt vervolgd.

Notulen Algemene Vergadering van 27 november 2020

Vorig jaar is besproken dat de oefenbaan dit jaar zou worden aangepakt. In afwachting van de definitieve plannen voor de ligging van de padelbanen, is dit uitgesteld. Uiteraard wordt dit opgepakt wanneer de plannen rond de ligging van padel concreter zijn.
Vorig jaar is ook een verzoek gedaan om een soort digitaal prikbord te creëren om tijdens de sluiting van het clubhuis toch berichten onder leden te delen. Dit hebben we direct opgepakt, maar daar is geen gebruik van gemaakt. Het clubhuis is ook alweer enige tijd open, waardoor we het digitale prikbord weer van de website hebben gehaald.

Aangezien er verder geen vragen of opmerkingen waren, zijn deze notulen hierbij vastgesteld.

Bespreking van de diverse verslagen:

Ledenadministratie
Baanonderhoudscommissie
Wedstrijdtenniscommissie
Onderhoudscommissie
Jeugdcommissie
Keukendienstcommissie
Barbezettingscommissie
Kantinecommissie
Jonge senioren commissie
Schoonmaakcommissie
Digitale communicatie commissie
Functionaris gegevensbescherming
Nieuwe ledencoach
Secretariaat

Onderstaand een samenvatting van de verslagen.
> Hier vinden jullie de uitgebreide versie

In alle verslagen voert corona de boventoon. Maar dit is niet altijd negatief. Het verslag van de ledenadministratie laat o.a. zien dat het ledenaantal bij de senioren gestegen is en vooral bij de groep 18 t/m 40 jaar. Bij de WTC kun je goed zien hoeveel zaken er eigenlijk afgelast zijn vanwege coronamaatregelen. Maar gelukkig bij alles wat wel doorgegaan is, zijn het allemaal succesvolle kampioenschappen en toernooien geweest.

Dat laatste geldt ook voor de jonge senioren. En gelukkig 3 nieuwe leden bij de commissie zodat ook in de toekomst er leuke dingen georganiseerd kunnen worden. En bij de jeugdcommissie hetzelfde beeld. Binnen coronabeperkingen heeft de commissie leuke activiteiten georganiseerd. Daarnaast hebben de tennistrainers ervoor gezorgd dat er “coronavrij” getraind kon blijven worden.

De digitale communicatiecommissie laat zien dat de “digitaliteit” van onze vereniging steeds meer toeneemt. Je ziet daarom dat de taken van de commissie steeds meer toenemen. Maar het werkt allemaal erg prettig. Dat komt terug bij de barbezettingscommissie die handig gebruik maken van de nieuwe digitale mogelijkheden. Best wel omschakelen maar daar draait de commissie haar hand niet voor om. En het is prettig te weten dat bij alle digitaal vastgelegde gegevens de functionaris gegevensbescherming er voor waakt dat ze alleen gebruikt worden waarvoor ze bedoeld zijn en de privacy van onze leden beschermd is.

De nieuwe leden coach lift hier handig bij mee. Bij wijze van spreken is iemand nog geen uur lid of Roos Pels heet hem/haar van harte welkom en loodst hem/haar door de vereniging

En al die leden en nieuwe leden gebruiken ons mooie park. En perfect onderhouden door PARK = de oude baanonderhoudscommissie en de groenvrijwilligers samen. Zoals ook de onderhoudscommissie het gebouw onderhoudt. Zie de vele klussen die ze gedaan hebben en bedenk dat het meeste door de commissieleden zelf wordt gedaan. Net zoals bij PARK harde werkers. Dan kom je vanzelf bij de schoonmaakcommissie die elke week alles schoon houdt en op drukke tijde meer dan 1 keer per week. Veel werk waarbij ze heel goed veel extra handen kunnen gebruiken!!

In het clubhuis kan van alles. Maar vooral het drankje na afloop en een hapje daarbij kan heel erg belangrijk zijn. Gelukkig zorgt de kantinecommissie daar perfect voor en ook voor uitvoering van allerlei extra coronazaken. En moeten de hapjes nog anders? Dan zorgt bij grotere evenementen en de keukendienstcommissie daarvoor, eet smakelijk.

Tot slot laat het secretariaat duidelijk zien wat er in zo’n jaar allemaal op de vereniging af komt en hoe alle leden en bestuur daar zo mee om gaan dat iedereen zo goed mogelijk kan blijven tennissen

Met zo veel ondersteuning van zoveel hardwerkende vrijwilligers kan het bijna niet anders of het seizoen 2022 wordt een prachtig seizoen…………hopelijk zonder corona!

Uit al deze verslagen blijkt hoeveel werk er door vrijwilligers wordt verzet. Wij zijn hier heel blij mee. Ook dat door alle commissies de tijd en de moeite wordt genomen om deze verslagen te maken zodat iedereen een beeld heeft wat het commissie werk inhoudt. Hartelijk dank hiervoor.

Voornemen uitbreiding tennispark met padelbanen en verkenning financieringsconstructie.

In de toelichting op de agenda zijn de leden via de website uitgebreid geïnformeerd over het voornemen om ons tennispark met padelbanen uit te breiden. Jorinde Pels licht dit toe.

Via de rondvraag in het stemformulier zijn veel ideeën, vragen en suggesties ontvangen over de ligging van de padelbanen, de aantallen en geluidsoverlast. Samenvattend is er eigenlijk naast de uitgebreide toelichting bij de agenda maar één antwoord:
Er wordt met een planologische tekenaar nog gekeken naar de exacte mogelijkheden en afmetingen op het park. Hierbij zullen we uiteraard een plan proberen te maken dat zoveel mogelijk bij ons park past en waarbij we afwegingen uit het verleden in gedachte houden. We werken daarmee toe naar een optimaal scenario binnen de ruimte die we hebben. Betreffende de mogelijke geluidsoverlast wordt gesproken met de KNLTB en gemeente. Er zal i.v.m. licht en geluid mogelijk ook een uitbreiding van de omgevingsvergunning moeten komen, waar deze onderzoeken ook voor moeten worden verricht. Die zijn alleen nog niet in gang gezet, waardoor we er in dit stadium nog weinig over kunnen zeggen.
De bulk van de reacties is positief over het meegaan met de tijd en nieuwe mogelijk-heden die dit voor leden zal brengen. Veel leden zien dit ook als ontwikkeling die ervoor zal zorgen dat onze vereniging nog lang zal blijven bestaan. Om meerdere leden te citeren: “Stilstand is achteruitgang.” En “We moeten met de tijd mee.”
Leden van Merlenhove ook padellen bij HBC? Zij willen ook graag padellen en het komt waarschijnlijk maar op 1 plaats in Heemstede. We zullen gaan kijken naar hoe dit in te vullen, maar in principe moet iedereen die lid wordt bardienst draaien, dus padelleden ook. Dat zal dus ook gelden voor leden van Merlenhove die hier padellid worden.
Wanneer de business case afgerond is, de gemeente positief heeft besloten en we concrete plannen hebben, zullen we die in een extra AV aan de leden ter goedkeuring voorleggen.
In de toelichting hebben we al vermeld dat uitbreiding van het clubhuis mogelijk zou zijn met bijvoorbeeld een overkapping van het terras, maar dat is nu nog niet aan de orde.
Opmerking vanuit Teams: kan er bij de padelbanen nog een gezellig terras worden gemaakt, misschien met een kleine buitenbar ? Dit zal ook worden meegenomen met de verdere uitwerking van de plannen.
Andere vraag zijn er veel padelbanen in de buurt en wat is hun ervaring ? Ja, bij zeker 5 tennisverenigingen. Het is heel populair en het aantal padelbanen wordt vaak uitgebreid.

Er is meer vraag dan aanbod.

Vaak is de huurprijs per baan overdag goedkoper dan ’s avonds. Rackets kun je huren en ballen voor padel kopen. Mooie aanwinst voor onze vereniging.

Bij de digitale stemming waren 146 stemmen voor, 6 tegen en 10 blanco. Dat betekent dat bestuur goedkeuring heeft gekregen van de leden om met dit proces verder te gaan en de nadere details en business case met de gemeente en procesbegeleider van de KNLTB uit te werken. Uiteraard zullen we met de plannen alleen verder gaan, als we tot passende randvoorwaarden met de gemeente Heemstede kunnen komen en de definitieve business case sluitend is.

Voorstel aanpassing interieur clubhuis en verzoek goedkeuring budget.

Ook over dit onderwerp zijn de leden in de toelichting op de agenda via de website uitgebreid geïnformeerd. Martien Ganzeman licht e.e.a. toe.

Uit de enquête van 5/6 jaar geleden is naar voren gekomen dat veel leden graag iets wilde doen aan de indeling en inrichting van het clubhuis.

Via de rondvraag in het stemformulier zijn veel ideeën, vragen en suggesties ontvangen over de plannen voor het interieur van het clubhuis. Deze waren heel specifiek (kleur van de stoelen en/of plafonds) en heel algemeen: Goede ontwikkeling, het werd wel tijd.
We gaan ideeën uiteraard meenemen.
Er komt een tussenwand tussen het horecagedeelte en het de rest het clubhuis. Wanneer het clubhuis gesloten is kan op deze manier wel gebruik gemaakt worden van de kleedkamers en toilet.
Vouwwand aan de buitengevel wordt vervangen door en vaste wand. In het midden komt de nieuwe ingang met automatische openslaande deuren naar buiten. Bij de serre is gekozen voor een nieuwe vouwwand die in het midden opent.
De vloeren van clubhuis en serre worden vervangen en plafond en muren worden geschilderd. Ook wordt een deel van het meubilair vervangen. En de bar zal anders worden ingedeeld.
Een opvallende vraag die naar voren kwam, is of we als bestuur ook nadenken over het verpachten van de bar. Dit onderwerp komt in het bestuur zeker met enige regelmaat ter sprake, maar we zien dat in de huidige verenigingscultuur nog niet zitten.
M.b.t. een vraag over contactloze kranen (kleedkamers en toiletten) Dit zullen we overleggen met de bouwcommissie.
Op een vraag vanuit teams of alle werkzaamheden door derden zullen worden uitgevoerd, is het antwoord dat wat wij zelf met bouwcommissie en misschien andere handige leden binnen HBC zelf kunnen en willen doen, dat we dat ook doen.
Bij de aanvraag van offertes zullen wij natuurlijk bij diverse bedrijven offerte aanvragen.

Bij de digitale stemming waren 149 voor, 3 tegen en 10 blanco. Nu wij het groene licht hebben gekregen voor een investeringsbudget van € 105.000,00 ten behoeve van de herinrichting/verbouwing van ons clubhuis gaan we snel - in overleg met de bouwcommissie – door met de volgende stappen.

Pauze

Bespreking financieel verslag 2021

Martien Ganzeman, penningmeester, licht het financieel verslag toe. Dit uitgebreide verslag met toelichting is ook naar de leden verstuurd via de website. > Financieel verslag 2021

Algemeen
Hoe het jaar precies zou aflopen bleef door coronamaatregelen onzeker, maar uiteindelijk heeft TV HBC het seizoen 2021 kunnen afsluiten met een positief resultaat van € 3.840. Hierbij geholpen door diverse corona steunmaatregelen voor een bedrag van € 11.000

Verlies en Winstrekening, toelichting op grote lijnen.

Contributieopbrengsten en competitiebijdrage
Door een gestegen aantal seniorleden zijn de contributie-opbrengsten navenant hoger.

Trainingskosten
Gestreefd wordt naar een nul-saldo van tennisleskosten en opbrengsten. Net niet helemaal gelukt o.a. omdat door corona verschoven en daardoor gemiste lessen gedeeltelijk financieel gecompenseerd zijn.

Overige opbrengsten
Opbrengsten baanhuur, introducés en reclamedoeken iets gestegen. Ook steunmaatregelen 2021 iets hoger dan 2020. T.a.v. de reclamedoeken is een voorziening opgenomen in verband met coulance richting ondernemers met coronaproblematiek.

Resultaat kantine
In verband met sluiting kantine, vervallen voorjaarscompetitie e.d. is de omzet 2021vergelijkbaar met die van 2020. Maar uiteraard veel lager dan een “normaal” jaar. Duidelijk is dat wij voor een positief resultaat ook afhankelijk zijn van de kantine opbrengst.

Kosten i.v.m. tennis en park
Hier vallen de kosten van de WTC, en toernooikosten e.d. onder evenals de baanhuur, verlichting, KNLTB-contributie en onderhoud park. Veel hoger ten opzichte van 2020 omdat er in 2021 geen sprake is van huurkwijtschelding en de KNLTB contributie hoger is i.v.m. stijging leden.

Huisvestingskosten Clubhuis
O.a. afschrijvingskosten gebouw en inventaris, energie, onderhoud en dotatie onderhoudsvoorziening. Ten opzichte van 2020 zijn de lasten lager omdat de inventaris van het clubhuis volledig afgeschreven is..

Algemene kosten
Ten opzichte van realisatie 2020 iets hoger omdat bloemetjesdag nu wel doorgegaan is. Ten opzichte van begroot 2021 door veel minder activiteiten fors lager.

Agendapunt
a. Verslag controlecommissie + Benoeming nieuw controlecommissielid
>Verslag controlecommissie

Ko van der Veldt neemt via Teams het woord en doet verslag van de kascommissie. Op 9 november hebben Joke Stelleman en Ko van der Veldt bij Martien Ganzeman, penningmeester controle uitgevoerd. Penningmeester heeft administratie ter beschikking gesteld aan de kascommissie. Hoewel het dit Corona jaar bijzonder was is er nog een positief resultaat behaald van € 3.841,00. De verwachting voor het lopende boekjaar is € 0,00.
De administratie is weer prima gevoerd.

Joke Stelleman treedt reglementair af als lid van de controlecommissie en Carlijn Campen wordt volledig lid. Marcel Pennarts heeft zich aangemeld als plaatsvervangend lid.

b. Goedkeuring jaarrekening en financieel verslag 2021
Na de toelichting door Martien, wordt de jaarrekening en financieel verslag 2021 goedgekeurd door de leden. Dit is ook met de enquête positief goedgekeurd

c. Verlening decharge aan het bestuur
Op verzoek van de kascommissie wordt aan het bestuur decharge verleend. Dit is ook via de enquête gebeurd.

Begroting 2022, goedkeuring contributievoorstel en overige instemmingen.

Contributie 2022
Gezien de positieve resultaten 2020 en 2021 in combinatie met de verminderde tennismogelijkheden in 2020 en 2021 als gevolg van de coronamaatregelen stelt het bestuur voor de contributie voor 2022 van de senior- en dagleden niet te verhogen.
Senior contributie blijft 157 euro
Daglid contributie blijft 105 euro

De contributie van de jeugdleden hangt sterk samen met de trainerskosten en dus de sport cao. Naar verwachting kent deze CAO in 2022 een loonsverhoging van 2,3%. Op basis daarvan worden de contributietarieven jeugd aangepast en vallen daardoor hoger uit dan de contributie voor senioren.
Junior contributie van 156 naar 160 euro
Aspirant contributie van 122 naar 125 euro

Tijdens het invullen van de enquête zijn de leden akkoord met deze contributie wijzigingen.

Toelichting op de begroting 2022, zie verlies en winstoverzicht

Algemeen
Het seizoen 2022 begint weer met onzekerheden ten aanzien van de coronamaatregelen. Door het bestuur is gekozen om in de begroting 2022 aan te nemen dat er toch sprake is van een normale bedrijfsvoering, in elk geval vanaf 1-3-2022 wanneer hopelijk de kantine ook in de avonduren weer open kan.

Opbrengsten
Contributie-opbrengsten begroot op basis van voorgestelde tarieven.
Overige opbrengsten zijn lager begroot dan realisatie 2021 in verband met wegvallen coronasteunmaatregelen. Verder zijn baanhuur en reclamedragers aangepast met 3,4% wat overeenkomst met de jaarmutatie oktober 2021 consumentenprijsindex.

Ter informatie: de barprijzen zullen in 2022 aangepast worden op basis van dezelfde CPI vermeerderd met een verwachte prijsstijging 2022. Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat medio 2021 de barprijzen tussentijds verhoogd zijn voor prijsstijgingen. Verder is de barwinst gebaseerd op de cijfers 2019.

Uitgaven
De begrotingsbedragen zijn vooral gebaseerd op de werkelijke uitgaven 2019 (“normaal” jaar) en ontwikkelingen in 2020. Waar van toepassing is rekening gehouden met de CPI (consumentenprijsindex) van 3,4%. Er zijn is geen rekening gehouden met gasprijsontwikkelingen omdat het energiecontract tot 1-7-2022 loopt.

Begrotingsresultaat 2022
Er is sprake van een sluitende begroting. Echter, het bestuur is zich er sterk van bewust dat dit sterk afhankelijk is van de verwachte baromzet- en winst in 2022. En die kan sterk beïnvloed worden door toekomstige coronamaatregelen.
Er zal extra gelet worden op tussentijdse veranderingen die niet in de begroting zijn opgenomen. En waar nodig zal het bestuur dan sturen op de uitgaven teneinde 2022 financieel gezond af te sluiten.

De algemene vergadering is gevraagd in te stemmen met de door het bestuur voorgestelde begroting 2022. Dit is door het invullen van de enquête met ruime meerderheid – 142 stemmen voor en 3 tegen - gebeurd.

Voorzitter dankt penningmeester voor de heldere toelichting en voor zijn werkzaamheden als penningmeester in het afgelopen jaar.

Agendapunt Wisselingen commissies en bestuur

a Binnen de commissies vinden de volgende wijzigingen plaats of die hebben plaatsgevonden:

Bij de wedstrijdtenniscommissie heeft Sophia Jaarsma afscheid genomen van de IWC (Interne Winter Competitie) en stopt Maurice Woonings met de Open Toernooien.
Maurice Langeveld is de Open Toernooi Commissie komen versterken.
Bij het Park4you stopt Ingrid Maljers. Zij gaat verhuizen. Frans Heems zoekt nog leden om bij dit gezellig toernooi te komen helpen.
Bij de jeugdcommissie stoppen Victor Westdijk en Martijn Schut i.v.m. studie.
Bij de BOC (baanonderhoudscommissie) heeft Wim van der Meij afscheid genomen en Ko van den Bijlaard komt dit team versterken. Nanco Roos is deze commissie komen versterken in het tuin/groen onderhoud.
Elise van Assema, Vera Meijer en Jasper Stouthart zijn toegetreden tot de Jonge Seniorencommissie. Jorinde Pels en Cindy Kokkelkoren zijn gestopt. Binnen die commissie is Roos Pels als nieuwe voorzitter aangewezen.
Bij de schoonmaakcommissie hebben wij helaas afscheid moeten nemen van Moya de Bruin en Jan van Vessem. De schoonmaakcommissie onder leiding van Ida Visser is naarstig op zoek naar vrijwilligers die eens in de 4-5 weken een maandagochtendje willen komen helpen.

Net als vorig jaar krijgen de scheidende commissieleden geen apart presentje meer. De Bloemetjesdag is ervoor om alle vrijwilligers te bedanken, en hier vallen ook de vrijwilligers onder die afscheid nemen.

Jorinde voegt hier nog aan toe dat wanneer commissies vacatures hebben zij dit kunnen melden aan bestuur zodat op de website en in de nieuwsbrief hiervoor een oproep gedaan kan worden.

b. Verkiezing bestuurslid.
Het bestuur verdeelt de overige functies onderling binnen het bestuur. Marjo van Opstal is aftredend en stelt zich herkiesbaar. Zij vervult de functie van secretaris en heeft aangegeven dit te willen blijven doen. Het bestuur vraagt de AV Marjo van Opstal als bestuurslid te herbenoemen.

c. Verkiezing bestuurslid.
Tineke van Assema is ook aftredend en stelt zich herkiesbaar. Zij vervult de functie van bestuurslid wedstrijdtennis en heeft aangegeven dit te willen blijven doen. Het bestuur vraagt de AV Tineke van Assema als bestuurslid te herbenoemen.
Beide bestuursleden zijn d.m.v. de enquête met grote meerderheid van de stemmen herbenoemd.
Benoeming geschiedt volgens statuten en huishoudelijk reglement. Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd en ieder jaar treden één of meerdere bestuursleden af volgens rooster van aftreden. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar voor een termijn van 3 jaar. (In 2022 is Frans Heems aftredend.)

Rondvraag

De rondvraag wordt begonnen met 2 filmpjes voor de leden.

Het eerste filmpje is de uitreiking van het erelidmaatschap aan Linda en Arjo Prins. Hiervoor is ook goedkeuring van de AV nodig en hiervoor is een ”stiekeme” mail verstuurd naar de leden die in groten getale en met enthousiasme de voordracht van bestuur hebben goedgekeurd.

Linda en Arjo Prins zijn al vanaf het eerste uur - en dat is in december al 36 jaar - lid van onze vereniging en even zo lang vrijwilliger. Zo lang lid zijn is bijzonder maar ook zo lang vrijwilliger zijn, dat is heel bijzonder en wat voor vrijwilligers.
Linda is 15 jaar secretaris geweest en doet ook al sinds 1985 de ledenadministratie. Daarnaast is ze bij veel commissies betrokken (geweest). Secretaris van het bestuur van 1985 tot 2000, met daarbij de ledenadministratie. Vanaf 2000 de ledenadministratie met allerlei klussen erbij. Denk aan het indelen van de barbezetting, organiseren van Bloemetjesdag, rondbrengen Greenspot, etc. Arjo heeft niet alleen Linda ondersteund in haar vrijwilligers werk, maar is ook betrokken geweest bij de bouw en verbouw van ons clubhuis. Binnen de bouwcommissie regelt hij de elektra, het toegangsbeheer van het clubhuis, de parkklok en heel veel andere technische zaken.
Ze zijn allebei bouwstenen voor en van onze vereniging! Het bestuur heeft daarom de Algemene Vergadering verzocht om Linda en Arjo tot erelid te benoemen. Hier waren alle leden het mee eens. Linda en Arjo gefeliciteerd! In verband met de coronaregels heeft het bestuur de oorkonde en de bloemen op de dag van de digitale Algemene Vergadering bij Linda en Arjo thuis, onder het genot van koffie en gebak, feestelijk uitgereikt.

Daarna werd nog een filmpje getoond.
Tijdens de Algemene Vergadering hebben secretaris Marjo van Opstal en de voorzitter van de jeugdcommissie Frans Heems de zilveren speld van de Sportraad uitgereikt gekregen. De toenmalige voorzitter Hans Fonkert had hen in 2020 bij de Sportraad hiervoor voorgedragen. Ondanks dat de AV vergadering dit jaar wederom online moest worden gevolgd was de voorzitter van de Sportraad, Nico Geels naar het clubhuis gekomen om de versierselen aan Marjo en Frans uit te reiken na een treffende toespraak voor beide bestuursleden.

Behalve de vragen voor de rondvraag die op de website vermeld stonden, zijn er nog een aantal vragen ontvangen:

-Ik begreep dat bij het eventueel aanleggen van de padelbanen alle banen vernieuwd gaan worden. Heeft het bestuur er al over nagedacht om voor de tennisbanen dan gelijk ook van baansoort te gaan wisselen?
Alle opties zijn nog open. Hierbij zullen we uiteraard een plan proberen te maken dat zoveel mogelijk bij ons park past en waarbij we afwegingen uit het verleden in gedachte houden.

-Na het bestuderen van de plattegrond waar de padelbanen zijn ingetekend blijkt dat er 3 tennisbanen gerealiseerd gaan worden binnen één hek. Zo'n situatie hadden we 35 jaar geleden nl. ook. Toen werd het ook als heel onprettig ervaren om op de middelste baan te spelen. Kan deze situatie nog gewijzigd?
Er wordt met een planologische tekenaar nog gekeken naar de exacte mogelijkheden en afmetingen op het park. Hierbij zullen we uiteraard een plan proberen te maken dat zoveel mogelijk bij ons park past en waarbij we afwegingen uit het verleden in gedachte houden. We werken daarmee toe naar een optimaal scenario binnen de ruimte die we hebben.

-Digitale klok op voorgevel clubhuis – kunnen we bespreken met de bouwcommissie, maar in beginsel is wat het bestuur betreft de huidige klok voldoende. Nogmaals wordt gemeld dat je niet vanaf alle banen de klok kunt zien.

-Kunnen we de rokersplek bij loods opfrissen, statafels zien er niet meer uit, het is niet goed schoon. Dit moet een aangename plek zijn voor rokers. We gaan ermee aan de slag.

-Bestek in keuken vervangen – Dit zullen we bespreken met kantinecommissie.

-Kinderen van statushouders tennismogelijkheden bieden i.o.m. gemeente of COA – Dit is al mogelijk via een aanvraag bij de gemeente voor elk kind. We kunnen de trainer vragen dit bij schooltennis onder de aandacht te brengen.

-Honden toestaan op het park – Dit is vorige AV in stemming gebracht, dus dat besluit houden we voorlopig aan, tot in de AV anders wordt besloten.

-Invloed vanuit WTC op samenstelling competitieteams i.p.v. teams zelf laten bepalen – Competitieteams die niet uit een minimaal aantal leden bestaan, worden door de WTC aangevuld en voor leden die geen team hebben, wordt altijd zo veel mogelijk gedaan om hen in een team te plaatsen. Dit beleid volstaat vooralsnog.

-Vereenvoudiging notulen AV en meer aandacht voor verslagen commissies – dit zullen we overwegen bij het maken van het verslag van deze vergadering.

-Temperatuur clubhuis. Soms kom ik een leeg clubhuis binnen en dan staat de verwarming hoog. Dat is zonde van de energie. Er zijn meer handen die aan de thermostaat komen. We nemen dit met de bouwcommissie op.

- Kunnen er extra watertappunten op het park komen. Deze punten zijn er wel maar niet in gebruik

i.v.m. de kans op legionella besmetting dat is de reden voor terughoudendheid bij de bouwcommissie. We gaan kijken of er een andere oplossing is.

-Hoe gaan jullie alles regelen wanneer er veel padelleden bij komen? Komt er een aanwas van vrijwilligers, hoe met de verhuur van de banen en rackets doen padellers ook bardienst? Als je bij ons lid wordt blijft dit verbonden aan bardienst draaien. Verder moeten we kijken hoe alles verloopt, wat de aanwas is en de behoeftes zijn. Eerst afwachten wat de business cases laten zien.

-Is het een idee om een inzamelpunt voor gebruikte tenniskleding (met name voor kinderen)

te regelen of een soort ruilbeurs zodat de nog goede spullen een tweede leven krijgen? Goed idee, we gaan er nog een keertje apart over praten.

-De vlaggen op het park rafelen snel. Kunnen we een ander soort vlag krijgen die dit niet zo snel doen? Wij krijgen de vlaggen van de sponsor. We kunnen dit bij hen voorleggen.

- Nu Ton van der Weiden niet aanwezig is wil Nico Geels graag het bestuur bedanken voor hun inzet in het roerige en lastige afgelopen jaar. Jullie hebben je ook goed aan jullie verantwoordelijk-heden gehouden bij het handhaven van de corona maatregelen. Een echt grote klus waarvoor mijn hartelijke dank.

Sluiting
Voorzitter Jorinde Pels sluit na deze rondvraag de vergadering onder dankzegging aan de leden die in Teams hebben ingelogd, en allen voor hun opmerkingen en vragen en invulling van de enquête op de website.
(Uit telling na de vergadering bleek dat ongeveer 40 leden bij Teams hebben ingelogd).

10 december 2021

< Terug naar de agenda