Notulen AV 25 november 2022

1. Opening

Jorinde Pels, de voorzitter heet alle leden van harte welkom bij deze vergadering en een bijzonder welkom aan onze ereleden die aanwezig zijn: Nico Geels, Ida Visser, Chris Heeremans, Linda Prins, Arjo Prins, en Sym Visser.
Gelukkig kunnen we na twee jaar onze Algemene Vergadering weer in ons clubhuis houden.
Vanuit het bestuur wensen we iedereen sterkte die dit seizoen geconfronteerd is met verlies of ziekte van familieleden, vrienden en kennissen. Het is fijn om te kunnen melden dat er dit seizoen geen leden zijn overleden.
In de stand van zaken van november 2022, die bij de stukken van de AV is verzonden, hebben jullie al wat informatie gekregen.
Dit jaar was bijna helemaal als normaal. We begonnen 2022 met een paar beperkingen, maar in maart konden we het open toernooi weer gewoon organiseren, met een goede actie voor Giro 555 op de finaledag. Dat we weer evenementen konden organiseren gold eigenlijk voor alle toernooien en competities die daarop volgden. We hebben dus een mooi seizoen achter de rug, vol activiteiten en gezellige dagen op ons park. Dat loopt ook in de winter nog door, kijk maar eens naar buiten!
Het reserveringssysteem voor de banen werkt goed en we krijgen daar nog steeds positieve feedback over. We hebben een wijziging aangebracht in de aanvangstijden voor de reserveringen door een aantal banen op het halve uur aan te laten vangen en zo de flexibiliteit te kunnen vergroten.
Voor het huren van banen en het meenemen van introducés hebben we betaling via iDeal geïntroduceerd en dat werkt ook goed.
Zoals op de vorige AV aangekondigd, hebben we het HHR geheel geactualiseerd en dat wordt vanavond bij agendapunt 5 besproken en hopelijk vastgesteld.
Onze penningmeester zal bij agendapunt 11 meer vertellen over de prijzen en contributie.
Bij agendapunt 4 en 8 geven we jullie updates over padel, de vervanging van de tennisbanen en de aanpassing van het clubhuis.
Komend seizoen gaan we de AED cursus weer organiseren. De vorige instructeur is met pensioen en Elise van Assema, die werkzaam is in het Spaarne ziekenhuis, heeft aangeboden daar de AED cursus te geven voor onze leden. De cursus zal voor onze vereniging worden toegespitst op wat er op een tennisbaan kan gebeuren. Voordeel is ook dat er meer poppen beschikbaar zijn, zodat ongeveer 40 leden mee kunnen doen. De cursus zal worden gehouden op maandag 13 of donderdag 16 februari in het Spaarne Gasthuis (Locatie Haarlem Zuid). Begin volgend jaar krijgen de leden hierover een mail met uitnodiging om zich aan te melden.
De afgelopen 2 jaar hebben we digitaal gestemd uit noodzaak. Daarop hebben we heel veel positieve reacties gehad en ook de vraag of dat niet zo kan blijven. Voorop staat natuurlijk dat we liever ‘live’ vergaderen, maar we willen ook graag een zo groot mogelijke afspiegeling van onze leden bij besluiten betrekken. Daarom kon je voor deze vergadering kiezen hoe je wil stemmen.
Van de 469 stemgerechtigde leden, hebben 61 leden (ongeveer 13%) online gestemd. Vandaag zijn er 41 aanwezig Dat is een prachtige opkomst!
Pauze na agendapunt 7 (bespreking verslagen)
Tijdens de vergadering is de bar gesloten.

2. Mededelingen / ingekomen post
Het woord gaat naar Marjo, secretaris.

Wij hebben 13 afmeldingen ontvangen :Joke en Hans v.d. Berg, Valentine Bellekens, Ria de Bouter, Bep Uitendaal, Elly Brugman, Suzanne de Groot, Ria Keene, Huub en Marlies Draijer, Arnoldine en Sjaak Struijf, André Smit en Marianne Piepers. Zij wensen ons allemaal een goede vergadering toe.

Ledenbestand. Van de ledenadministratie kregen we door dat 41 senioren, 7 dagleden en 30 jeugdleden zich hebben afgemeld in het afgelopen jaar. Dit zijn ongeveer dezelfde aantallen als vorige jaren. Per 1-11-2022 hebben we 672 leden, dit is weer meer dan vorig jaar.

Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Notulen Algemene Vergadering van 26 november 2021

Voordat ik jullie goedkeuring vraag, wil ik nog een paar onderwerpen uit deze notulen toelichten.

Vorig jaar is in de rondvraag besproken dat het bestuur met de onderhoudscommissie over een digitale klok op de gevel van het clubhuis zou spreken, maar dat het bestuur hier nog geen noodzaak voor zag. Besloten is de “stationsklok” op het park te behouden, ook al is deze niet van alle plekken duidelijk te zien.
Vorig jaar is ook een verzoek gedaan om de rookplek op te frissen. Dat is gebeurd. Deze rookplek komt per 1/1/23 te vervallen.
Er is een verzoek gedaan om het bestek in de keuken te vervangen. Dit is besproken met de kantinecommissie. Zij hebben het bestek en de borden in de keuken nagelopen en waar nodig vervangen en/of aangevuld.
Er is vorig jaar een verzoek gedaan om de notulen voor de AV te vereenvoudigen en meer aandacht te besteden aan de verslagen van de commissies. Om een volledig beeld van de digitale vergadering te geven, is er voor gekozen om aan het eerste niet te voldoen. De verslagen van de commissies worden behandeld bij agendapunt 7.
Vorig jaar is een verzoek ingediend om de mogelijkheden te bekijken om het clubhuis ‘slimmer’ te verwarmen. De onderhoudscommissie is de mogelijkheden hiervan aan het onderzoeken. Tom van Hooijdonk licht dit punt toe: Wij zijn al heel milieubewust bezig. De zonnepanelen op ons dak brengen heel veel op, alle verlichting in het clubhuis zijn voorzien van ledlampen, de apparatuur is zo zuinig mogelijk, de thermostaten zijn aangepast. De verwarmingsketel is nog niet aan vervanging toe, maar wanneer dat het geval is, gaan we ook kijken naar alternatieven hiervoor. Aan de leden kan gevraagd worden de verwarming in de serre alleen te gebruiken indien nodig en uit te schakelen wanneer de serre verlaten wordt.

Hierna wordt het verslag, onder dankzegging aan de secretaris, goedgekeurd.

4. Stand van zaken uitbreiding tennispark met padelbanen en besluit vernieuwing tennisbanen.

In de toelichting op dit agendapunt is een uitgebreide omschrijving opgenomen. Samenvattend: We hebben inzake padel van de gemeente goedkeuring gehad onder 2 voorwaarden. Er moest voldoende ruimte overblijven voor een buitenzwembad. Dat lukt. En uit geluidsonderzoek moest blijken dat we met padel binnen de normen blijven. We hebben 2 locaties onderzocht: Padel waar nu baan 5 en 6 liggen en achter baan 7. Voor beide alternatieven zijn ook verschillende geluidsreducerende maatregelen getoetst (glazen kooi, geluidswand, beperking speeltijden). Uit het geluidsonderzoek is gebleken dat we voor beide locaties voor padel en onder toepassing van verschillende maatregelen, 1 a 2 dB(A) boven de norm zullen zitten. Op de vraag van Marcel Pennarts licht Jorinde de manier van akoestisch onderzoek van Adviesbureau de Haan toe. De enige oplossing zou zijn dat de gemeente ons voor 5 dB(A) ontheffing verleent van de avondnorm. Om die ontheffing te verlenen, moet de gemeente hebben onderzocht of er andere locaties in Heemstede zijn die wel aan de norm kunnen voldoen. Daarnaast staat het besluit tot verlening van de ontheffing open voor bezwaar van omwonenden. Dat betekent dat padel niet realiseerbaar is op korte termijn. Annelies v.d. Veldt vraag zich af of je dan wel padelbanen op het tennispark wil hebben. Geeft het ook geen overlast aan de tennisspelers ? Jorinde meldt dat dit volgens haar wel meevalt.
Het advies van de stuurgroep padel luidde dan ook om padel na te blijven streven, maar de vervanging van de tennisbanen voorop te stellen. De stuurgroep heeft het bestuur geadviseerd om wel met de gemeente in gesprek te blijven en mee te praten over de aanbesteding van het sportpark naast ons in 2024 voor een exploitant vanaf 2025, zodat padel mogelijk alsnog naast ons park en ten behoeve van onze exploitatie kan worden gerealiseerd.
Aangezien onze tennisbanen wel vervangen moeten worden, is het bestuur van mening dat de vervanging van de tennisbanen niet op de aanleg van padel kan wachten. Het doel is dan dat wij nog dit jaar de gemeente ondersteunen bij het in gang zetten van het proces betreffende de aanbesteding van de tennisbanen en dat we (onder voorbehoud van de aanbestedings-procedure, levertijden, et cetera) in de winter 2023-2024 nieuwe tennisbanen hebben.
Netty Langeveld vraagt nog naar de soort ondergrond. Het bestuur zal uiteraard nog informatie en een enquête onder de leden rondsturen m.b.t. de nieuwe toplaag van de banen (kunstgras, smash court, pro bounce en eventuele andere opties). Hierover hebben we van de leden al veel vragen ontvangen. Hierbij zullen we uiteraard in gedachten houden dat wij het hele jaar door willen kunnen blijven tennissen en dat de gemeente een bedrag voor vervanging met kunstgras heeft begroot.
Uit de enquête blijkt een sterke wens onder de leden om padel wel na te blijven streven. Het bestuur zal zich hiervoor in blijven zetten.

Over dit onderwerp zijn verder geen vragen meer.

5. Wijziging Huishoudelijk Reglement

Een voorstel voor de geactualiseerde tekst is met de leden gedeeld. Zijn er nog vragen/opmerkingen bij het ontwerp van het HHR zoals dat is gepubliceerd bij de toelichting op de agenda?

Nico Geels: Bij art. 2 staat dat je adreswijziging aan de ledenadministratie moet doorgeven. Kan dit niet anders in deze digitale tijd ? Nu kan dat nog niet via de KNLTB clubapp. We gaan hier naar kijken.

Art. 13 Hier staat dat een bestuurslid zijn commissie niet kan representeren in het bestuur. Hoe zit dat met de WTC ? Wanneer er onderwerpen op de agenda staan, die niet door Tineke van Assema besproken kunnen worden, komt er iemand vanuit de WTC om dit agendapunt toe te lichten.

Art. 22. Dit betreft stemmingen tijdens de AV. In de statuten staat dit wat uitgebreider omschreven.

Moet dit ook niet in het HHR ? De statuten zijn altijd leidend, het HHR is de inkleuring hiervan. We zullen kijken of in een volgende versie van de HHR dit artikel uitgebreider moet worden toegelicht.

Art.36. Wanneer er nu tijdens de vergadering wijzigingen in het HHR zouden moeten worden aangebracht, kunnen ze niet worden vastgesteld. Dit kan wel met taalkundige wijzigingen maar niet met inhoudelijke wijzigingen, dan moeten we de goedkeuring uitstellen naar de volgende AV. Alle leden zouden geïnformeerd moeten worden alvorens zij hier goedkeuring aan kunnen geven. Op dit ogenblik is dit niet het geval.

Art. 29,. Hier staat dat het bestuur leden van verdienste kan benoemen. Dit staat niet genoemd in de statuten. Dit is een onderscheiding die het bestuur zonder gevolgen voor het lidmaatschap aan vrijwilligers kan toekennen die bijzondere verdiensten voor de club hebben gedaan of doen. Het staat dus niet ‘haaks’ op de statuten.

Art. 21.In de statuten art. 16, sub 3 staat dat er voor het nemen van besluiten tenminste een/tiende van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig moeten zijn. Bij de volgende versie van het HHR zullen we de tekst van art. 21 hierop aanpassen.

Nog algemene opmerking van Nico dat onze statuten uit 2009 weer eens vernieuwd moeten worden.

Art. 31 Betreft het draaien van bardiensten door leden van 18 jaar en ouder. Carlo Koopmam wil hierbij toevoegen dat het behalen van het I.V.A. certificaat verplicht is. Zoals het bestuur het interpreteert is dat er leden met IVA aanwezig moeten zijn op het park. Dat is altijd wel het geval. Het niet hebben van dit certificaat ontslaat leden niet van de plicht om bardienst te doen. Artikel 31 blijft zoals het is.

Het bestuur verzoekt de AV het Huishoudelijk Reglement conform de voorgestelde tekst vast te stellen. Na het bespreken van deze punten wordt de huidige versie van het HHR door de AV goedgekeurd.

6. Tennispark HBC m.i.v. 1-1-23 rookvrij

Vlak voor de AV van 2021 ontving het bestuur een mail namens een aantal ouders van jeugdleden met het verzoek om te overwegen ons sportpark rookvrij te maken. Het bestuur heeft hierover gesproken in de eerstvolgende bestuursvergaderingen en heeft met een meerderheid besloten dat dit een logische stap is voor de toekomst van onze vereniging en bijdraagt aan het voorbeeld dat wij met zijn allen geven aan onze jeugdleden.

Het voornemen om het sportpark rookvrij te maken per 1 januari 2023 is vervolgens aan de leden gecommuniceerd in de nieuwsbrief die in februari 2022 met alle leden is gedeeld.

Wij hebben voor deze AV geen verzoek van leden ontvangen om in de AV een besluit in stemming te brengen om het park niet rookvrij te maken.

Per 1 januari 2023 zal dus de rookplek op ons sportpark worden opgeheven en is het niet langer toegestaan om te roken binnen de hekken van ons park.

Netty Langeveld vraagt of wij dan niet een afval/asbak kunnen plaatsen op het parkeerterrein om zo overlast voor de buurt te voorkomen. Hierover gaan we contact opnemen met de Gemeente Heemstede.

Ook is genoemd of ditzelfde principe ook voor alcoholgebruik geldt. Hier kunnen we het in een volgende Algemene Vergadering over hebben. In het verleden is wel met jeugdactiviteiten een tijdslot voor alcoholgebruik gehanteerd, maar dit was zeker geen succes en geen goed voorbeeld voor onze jeugd.

7. Verslagen commissies
De commissies hebben weer verslag gedaan van alles wat er zoal door vrijwilligers wordt gedaan, georganiseerd en geregeld op ons park. Voorzitter vindt het mooi dat alle commissies de moeite nemen om deze verslagen te maken en geeft kleine toelichting op alle verslagen:

Secretariaat - Marjo heeft een mooie weergave gegeven van wat er allemaal op de bestuurstafel voorbij is gekomen en wat er allemaal gebeurt en wordt geregeld.
Ledenadministratie - Linda heeft een mooi overzicht gemaakt van de ontwikkelingen in ons ledenbestand.
Wedstrijdtenniscommissie - Tineke heeft m.b.v. diverse commissies laten zien welke toernooien en competities hebben plaatsgevonden en hoeveel vrijwilligers er betrokken zijn om onze leden te laten tennissen.
Jeugdcommissie - Frans heeft verslag gedaan van de ontwikkelingen in het jeugdtennis bij ons op de vereniging.
Barbezettingscommissie - Linda laat weer eens zien wat een klus het voor de barbezettingscommissie is om de bardiensten voor het hele seizoen te plannen.
Jonge senioren commissie - Roos benadrukt het belang van deze avondtoernooien voor het bereiken van onze jongere seniorleden en nieuwe leden.
Digitale communicatie commissie - Yvonne laat zien dat ons gebruik van de app en website en de informatie die we digitaal ontvangen niet uit de lucht komt vallen.
Parkonderhoudscommissie - Jan omschrijft wat er nodig is om ons prachtige park te onderhouden en zoekt leden die op donderdag rond 12.00 willen helpen. Aanmelden kan bij Jan van Marsbergen.
Onderhoudscommissie - Tom somt op wat er allemaal gedaan wordt om ons clubhuis te onderhouden en verbeteren.
Keukendienstcommissie - Nanco benoemt de probleemloze organisatie en samenwerking met Netty.
Kantinecommissie - Carlo benoemt wat deze commissie allemaal doet en regelt om onze inwendige mens tevreden te houden na al het harde sporten.
Schoonmaakcommissie Ida omschrijft al het werk dat leden doen om ons clubhuis fris en schoon te houden en de steun die gevonden is vanuit de leden die zich voor losse schoonmaakdiensten hebben ingepland.
Nieuwe ledencoach - Roos spreekt de waardering van onze nieuwe leden uit voor de warme ontvangst die zij op onze vereniging ervaren.
Functionaris gegevensbescherming - Ruud vertelt hoe de privacy van onze leden wordt gewaarborgd in het algemeen, maar ook m.b.t. het cameratoezicht op ons park.

We willen graag onze heel grote dank uitspreken aan alle vrijwilligers en commissies die het afgelopen seizoen weer enorm veel werk hebben verzet.

Pauze

8. Aanpassing interieur clubhuis.

In de toelichting is een omschrijving van de stand van zaken m.b.t. de verbouwing gegeven en in oktober heeft de extra AV de verhoging van het budget goedgekeurd.
Na publicatie van de agenda en toelichting, is er hard doorgewerkt en is er een globale planning tot stand gekomen. Het is de bedoeling dat de bulk van de werkzaamheden in januari en februari zal gaan plaatsvinden. Alleen de puien voor de buitengevel zullen mogelijk later worden geplaatst (in maart), vanwege lange levertijden. We zijn heel blij dat onze bouwcommissie onder leiding van Tom van Hooijdonk de bouwbegeleiding doet.
Verder is er een mogelijkheid om kosten te reduceren met ongeveer €4800 ex BTW, als we met onze leden de handen uit de mouwen steken in de eerste week van januari. Het betreft de werkzaamheden voor het afvoeren van tegels en zand uit de serre. Wil en kan je helpen, meld je dan even bij Tom van Hooijdonk. Uiteraard doen we nog een uitgebreide oproep aan alle leden.
Aangezien wij alle werkzaamheden niet kunnen uitvoeren met het in de AV van 26-11-2021 goedgekeurde budget, is er een digitale extra algemene vergadering uitgeschreven die naar alle leden is gemaild op 2 oktober jl. met het verzoek het verhoogde budget goed te keuren. Dit kon tot 17 oktober jl. en van de 466 stemgerechtigde leden zijn in totaal 188 stemmen uitgebracht waarvan 156 met goedkeuring.

Is de AV het eens met het verslag van deze extra AV verstuurd op 17 oktober?

Ja, goedkeuring wordt verleend.

9. Bespreking financieel verslag 2022
Penningmeester Martien Ganzeman neemt het woord.

Het financieel verslag met de toelichting staat op de website. Toch wil Martien e.e.a toelichten :

Het afgelopen seizoen hebben 40 nieuwe leden zich aangemeld, en zo leuk ook veel jonge leden tussen de 30 en 40 jaar. Hierdoor zijn de contributie opbrengsten ook hoger. De energiekosten zijn verdubbeld. Baan verhuur gaat goed en de kantineopbrengst is na corona weer prachtig omhoog gegaan. Hierbij even een pluim voor de mensen van de inkoop, die altijd proberen de benodigde artikelen voor de laagste prijs te kopen.

Op advies van de controle commissie is er extra geld naar voorziening onderhoud geschreven.

De algemene reserves zijn zonder verrassingen.

Op de balans is ons eigen vermogen nog € 272.103,-- Hier moeten we voor de toekomst € 173.000,00 aftrekken voor de verbouwing clubhuis.

Wij zijn en blijven een financieel gezonde vereniging, dankzij het 30 jaar lange goede werk van onze vrijwilligers.

10. Verslag controle commissie + benoeming nieuw controlecommissielid

a. Verslag controlecommissie + Benoeming nieuw controlecommissielid

Ko van der Veldt neemt het woord leest het verslag van de controlecommissie voor. Op 7 november zijn Ko, Carlijn Campen en Marcel Pennarts bij de penningmeester op bezoek geweest en controle uitgevoerd. Seizoen 2021/2022 is een goed seizoen geweest. De administratie is goed uitgevoerd, goede toelichting gekregen waar nodig, en enige adviezen gegeven.

Jorinde dankt Ko v.d. Veldt voor zijn inzet in deze commissie. Marcel Pennarts wordt van reservelid vast lid van de controle commissie. AV geeft hier zijn toestemming voor.

Op de vraag of er vanuit de vergadering iemand reservelid wil zijn, meldt Jos Leek zich aan.

b. Goedkeuring jaarrekening en financieel verslag 2022

Na de goedkeuring van de controlecommissie wordt ook het financieel verslag 2022 door de AV goedgekeurd.

c. Verlening decharge aan het bestuur

Op verzoek van de controle commissie wordt aan het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2021/2022.

11a. Vaststelling contributie

In 2022 zijn de kosten behoorlijk gestegen en is er nu een inflatie van meer dan 10%. Wij ontkomen daarom niet aan een contributieverhoging. Vorig jaar is de contributie niet verhoogd. Voor een sluitende begroting moet de contributie bij de senioren en dagleden verhoogd worden met 3,8%.De contributie voor senioren gaat van € 157 naar € 163 en bij de dagleden van € 105 naar € 109. Junioren gaan van €160 naar €165 en aspiranten van € 122 naar € 125. Vraag van Nico Geels geldt dezelfde verhoging ook voor weekend leden? Er zijn nu 2 weekend leden en voor hen geldt eenzelfde verhoging.

AV gaat akkoord met deze contributieverhoging.

11b. Vaststelling begroting 2023

Met een huidig consumentenprijsindex van 14% kijken we naar welk percentage prijsstijging echt nodig is om tot een sluitende begroting te komen. Contributie is nu vastgesteld.

De barprijzen kunnen in 2023 aangepast worden i.v.m. hogere inkoopsprijs. In de begroting is rekening gehouden met stijging barprijzen van 2% en inkoopkosten van 6%.

M.b.t. de uitgaven, deze zijn grotendeels gebaseerd op het uitgavenpatroon van 2022. De energieprijzen gaan fors omhoog en bij afschrijvingskosten is rekening gehouden met de verwachte verbouwingsinvestering.

Hierover zijn geen vragen meer en de AV keurt de begroting 2023 goed.

12a. Wisseling van de leden van de diverse commissies

Onderstaand de wijzigingen die binnen de commissies plaatsvinden

Bij de wedstrijdtenniscommissie:

Heeft Michael van Engelen afscheid genomen van de IWC (Interne Winter Competitie)
Hebben Ton van Assema en Roel Broersen afscheid genomen van de Clubkampioenschappen-commissie
Zijn Leny Heeremans en Jos Leek gestopt met tossindeling op dinsdagmiddag
Zijn Joop ter Heijden, Wei Sun, Vera Meijer, Charlotte Fonkert en Huub Draijer gestopt met tossindeling op woensdagavond
Is Clemens Bunnik gestopt en Anneke Kleijhorst begonnen met tossindeling op donderdagochtend.
Is Hennie Fokker begonnen met tossindeling op vrijdagmiddag
Heeft Sandra Diependaal zich aangesloten bij beide Open Toernooicommissies

Bij de jonge seniorencommissie zal Vera Meijer in de loop van 2023 afzwaaien.
Bij de schoonmaakcommissie neemt Gerda Ganzeman afscheid. Zij blijft wel bij de groep die de was doet.
Bij de jeugdcommissie nemen Youri Hemelaar, Jasmijn Slisser, Roos Pels, Vincent Westdijk en Luc Agterhof afscheid. De commissie wordt aangevuld met Arnold Mettes.
De parkonderhoudscommissie is aangevuld met Marcel Pennarts.
Na vele jaren nemen Mok van Stein en Netty Langeveld afscheid van de barbezettingscommissie. Deze commissie wordt aangevuld door Elly Draijer.

Wij danken de afscheidnemende vrijwilligers hartelijk voor hun inzet en wensen onze nieuwe vrijwilligers veel succes.

Jorinde vraagt nog even de aandacht:
Hoewel we de wisselingen in de commissies niet met naam en toenaam bespreken, kunnen we twee aftredende commissieleden niet zonder wat bijzondere aandacht aan onze leden voorbij laten gaan.

Mok van Stein en Netty Langeveld gaan stoppen bij de barbezettingscommissie. Het is ongelofelijk maar waar. Ik ga er geen doekjes om winden, met het risico dat ik zo een klap voor mijn kop krijg, maar Mok en Netty regelen onze bardiensten al langer dan ik oud ben! Onze bardiensten zijn altijd door vrijwilligers gedaan en die moesten worden ingedeeld, ook vóór het bestaan van handige apps en digitaal zelf je bardienst inplannen. Iedereen moest zijn voorkeuren opgeven: Op welke dag kan je, wil je op toernooien wel of niet, wanneer zijn je vakanties en wisseldiensten, enzovoorts.. Mensen konden zelfs aangeven met wie ze wilden staan.
Al deze gegevens werden op grote verzamellijsten gezet. Per periode van 2 maanden deelden Mok en Netty en Linda dan samen de diensten in. Hierbij hield Mok zorgvuldig alles bij met een 5-kleurenpen. Het was af en toe spannend of ze eruit zouden komen, maar het lukte toch altijd!
Dit werd weer vertaald in lijsten die werden rondgestuurd per post, waarop voor de desbetreffende persoon ook nog eens zijn/naam werd gemarkeerd. Wat korter van te voren kreeg je dan ook een groen herinneringskaartje in de brievenbus.
Kortom: Een hoop tikwerk, kopieerwerk, verstuurwerk! Daarnaast kwamen, net zoals nu de lijsten ook in het clubhuis te hangen. En dat dus elke 2 maanden.
Bij het afhalen van de pasjes waren zij er ook om nieuwe leden in te laten schrijven voor bardiensten en ook uit te nodigen voor een instructieavond. Verder waren er ook weekcoördinatoren, waarbij men terecht kon als er problemen qua indeling waren.

Fast forward naar de afgelopen jaren en we zien dat alle bardienst inschrijvingen digitaal gaan en vragen komen nu via de mail bij de barbezettingscommissie. Die werden tot voor kort door Mok en Netty opgelost.

Waar Netty sinds de invoering van het digitale systeem al 1279 keer heeft ingelogd en Mok 420 keer om de planningen in te voeren en updaten, kon Mok helpen met indelen met haar kennis van ieders privéomstandigheden die invloed hadden op de bardienst inplannen, zoals zwangerschap, blessures, werk, et cetera. Zo zijn er afgelopen seizoen 1876 diensten gepland!

Natuurlijk moeten we ook niet alle keren vergeten dat Mok en Netty zelf zijn ingesprongen als er een lid uitviel en jullie inzet achter de bar met al onze Algemene Vergaderingen. Nu wil ik jullie toch vragen om even achter de bar vandaan te komen.

Na al deze jaren nemen jullie afscheid van een commissie die jullie de planning verder toevertrouwen. Inzet als deze willen we als bestuur niet ongemerkt voorbij laten gaan. Daarom willen we jullie vanavond hartelijk danken voor jullie inzet al die jaren en benoemen tot onze allereerste leden van verdienste.

Hierna krijgen Mok en Netty bloemen, een mand met speciale glazen en wijn, en de oorkonde voor leden van verdienste.

12b.Voorstel herbenoeming Frans Heems.

Volgens het reglement en nieuwe rooster is periodiek aftredend: Frans Heems - hij heeft zich herkiesbaar gesteld en wordt herbenoemd door de AV.

Benoeming geschiedt volgens statuten en huishoudelijk reglement. Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd en ieder jaar treden één of meerdere bestuursleden af volgens rooster van aftreden. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar voor een termijn van 3 jaar. (In 2023 zijn Martien Ganzeman en Jorinde Pels aftredend.)

12c. Voorstel decharge Marjo van Opstal i.v.m. aftreden als secretaris / bestuurder

Jorinde vraagt aan de aanwezigen om Marjo decharge te verlenen voor haar werk als secretaris/bestuurder. Zij krijgt dit met applaus van de aanwezigen.

Ook nu vraag Jorinde nog even de aandacht:

Nou Marjo, daar zijn we dan. De leden hebben na 22 jaar decharge verleend voor je bestuursrol bij onze prachtige vereniging.
22 jaar geleden nam je deze functie over van Linda Prins. Je had eerst een jaar meegelopen in het bestuur en kreeg toen een aantal dozen met notulen en verslagen overhandigd, waarvan een deel nog handgeschreven! In de jaren die volgden heb je veel bestuurders voorbij zien komen, waaronder 4 voorzitters!

Als ik dan mensen ga vragen naar herinneringen, verhalen en anekdotes, dan is er te veel om vanavond allemaal te benoemen. Wat er zoal naar voren komt is je enorme betrokkenheid bij de vereniging en leden, je grote verantwoordelijkheidsgevoel, gedrevenheid, punctualiteit en oog en oor voor onze leden en vrijwilligers.

Op jouw initiatief is onder andere ook het bestuursdiner ontstaan, waarbij het bestuur niet in een restaurant dineert, maar op een jaarlijks wisselende locatie bij één van de bestuursleden thuis. Dit is inmiddels een traditie geworden, die we wat mij betreft met het bestuur nog vele jaren in stand houden.

De vereniging kon ook op je rekenen bij de vele malen dat het bestuur bij de gemeente Heemstede op bezoek is geweest voor o.a. gesprekken over een nieuw huurcontract voor onze tennisbanen. Wat daarbij opvallend was, is dat je het ambtelijk en politieke overleg niet altijd even leuk leek te vinden, omdat het de lang duurde en je sommige politieke routes in jouw beleving niet altijd even eerlijk vond. Ondanks je bedenkingen bij sommige politieke en ambtelijke nuances, heb je daar een prachtige bijdrage aan kunnen leveren!

Veel mensen herinneren zich ook je tomeloze inzet in de jubileumcommissie voor het 25 jarig bestaan van onze tennisvereniging in 2010.

Bij de verbouwingen van het clubhuis (aanbouw met nieuwe kleedkamers, bestuurskamer, aanbouw serre en uitbreiding keuken) heb je ook een grote rol gespeeld als spin in het web tussen het bestuur en o.a. de bouwcommissie. Die eer heb je voor de inrichting van het clubhuis aan Martien en Frans gelaten, maar je input daarbij in onze bestuursvergaderingen werd enorm gewaardeerd!

Na alle grote verbouwingen aan het clubhuis, heb je nog een uitje naar Amsterdam gepland met de betrokken bouwers en partners. Dit was een groot succes! Dit enthousiasme bracht je ook altijd mee voor Bloemetjesdag, de laatste jaren met veel hulp en organisatie vanuit Carlo en Leny.

Voormalig voorzitters benoemen dat het altijd fijn was om de AV grondig met je voor te bereiden en dat ook je bijna woordelijke verslagen van de AV een compliment waard zijn. Ik heb dit met de coronajaren samen met jou en het bestuur een alternatieve invulling mogen geven en kan je inzet daarbij ook alleen maar complimenteren.

Na een aantal minder prettige incidenten die helaas ook voorkomen op onze tennisclub heb je met voormalig voorzitters bij betrokken leden huisbezoeken afgelegd om uit te leggen dat bepaalde zaken binnen onze vereniging niet getolereerd worden. Dat was heel lastig en bijzonder om te doen.

De afgelopen jaren heb je ons ook goed door de invoering van de AVG en het maken en wijzigen van protocollen en reglementen voor onze vereniging geloodst. Ik denk dat we allemaal veel bewondering hebben voor hoe je je door de teksten heen wist te worstelen en er weer iets leesbaars en werkbaars van wist te maken.

In de afgelopen jaren hebben we ook met de vereniging veel meegemaakt. Zo is de Greenspot van een boekje over gegaan in een digitale nieuwsbrief, zijn we van PlanMySport overgaan op KNLTB.Club (niet geheel vrijwillig) en hebben we de corona pandemie door geworsteld met veel nieuwsberichten, updates en wijzigingen.

Naast dit alles, werd je ook nog eens persoonlijk geconfronteerd met het verlies van Jaap. Het moet ontzettend lastig zijn geweest. Niet alleen het verlies van je levenspartner, steun en toeverlaat, maar ook om tijd voor jezelf en je familie te maken en de bestuurstaken even los te laten. Als medebestuursleden kunnen we alleen maar respect hebben voor hoe je je hier doorheen hebt geslagen (en dat nog steeds doet).

Gelukkig waren er ook de ‘bonus’-zaken om wat verlichting te brengen tussen alle serieuze zaken in, zoals de tripjes naar het bestuurscongres van de KNLTB en de workshops tijdens het ABN AMRO WTT in Ahoy, de bestuursdiners en alle niet bestuursgerelateerde momenten op de baan en het terras. Ik denk dat ik namens al je voormalige en huidige bestuursgenoten kan beamen dat je naast een fanatieke tennisser, ook een fanatiek bestuurslid bent. Vasthoudend in je standpunten, maar met een luisterend oor voor andere meningen. Uiteraard ook altijd in voor een roseetje na de bestuursvergaderingen, hoe laat het ook is.

We hopen dat onze tennisvereniging nog vele jaren je “tweede thuis” mag blijven.

Het bestuur heeft daarom digitaal aan de leden voorgesteld om je te bedanken door je tot erelid van onze vereniging te benoemen en herhaalt dat verzoek hier ook ter vergadering. Stemt de vergadering daarmee in? (Ja, met applaus).

Hierna krijgt Marjo ook bloemen, de oorkonde en het “kunstwerkje” behorend bij het erelidmaatschap.

Marjo bedankt de leden voor hun vertrouwen in haar, de samenwerking met iedereen en de bestuursleden in het bijzonder en natuurlijk de benoeming tot erelid. Na 22 jaar met hart en ziel secretaris geweest te zijn is het goed om een plekje te maken voor iemand anders in het bestuur. Het is goed zo, hoewel ik denk dat ik het toch wel een beetje ga missen. Ik wens alle leden en onze vereniging veel succes, geluk en een mooie toekomst.

Voor het versturen van de agenda voor de AV waren er geen kandidaten voor deze functie. Maar daarna heeft een enthousiast lid zich gemeld bij Marjo. Na een overleg tussen haar en Marjo en met enthousiasme over haar aanmelding vanuit de andere bestuursleden, heeft zij besloten de functie van secretaris op zich te willen nemen. Mag ik jullie om een warm applaus verzoeken voor Mirjam Bik?

Op grond van de statuten kunnen we haar vanavond niet formeel benoemen, maar we stellen voor dat zij de functie van secretaris interim vervult tot we haar formeel kunnen benoemen bij een volgende bijzondere of algemene vergadering. Zij zal dan de plek van Marjo innemen in het rooster van aftreden, waardoor zij na haar formele benoeming, al bij de AV in november 2024 aftredend en herkiesbaar zijn.

Hierna stelt Mirjam zich in het kort voor aan de aanwezigen.

13. Rondvraag

Bij het invullen van het digitale stemformulier hebben veel leden dank uitgesproken aan alle commissies en bestuur.
Uitleg protocol competitie. Het is niet bekend wat er precies gevraagd wordt, maar het wedstrijd protocol is gemaakt zodat duidelijk is wat de regels zijn bij het indelen van competitieteams.
Joke Stelleman vraagt of de gekochte tennisballen voor de competitie weer terug kunnen naar de vereniging (tegen een kleine vergoeding). Competitiespelers hebben nu heel veel ballen. Dit zou alleen voor Tretorn ballen kunnen. We gaan dit met de WTC overleggen.
Marcel Pennarts vraagt hoe milieubewust we zijn o.a. met gas. Tom van Hooijdonk antwoordt : we zijn al heel duurzaam, zoals eerder gemeld. In de serre komt geen vloerverwarming, en indien de ramen aan vervanging toe zijn, zullen deze ook van HRR ramen voorzien worden.
Walter Meskers vraagt of bij de aanleg van de nieuwe banen ook de fietsenstalling vernieuwd wordt. Nieuwe fietsen hebben soms dikkere banden die niet in het rek passen. We zullen dit overleggen. De vraag van vorig jaar om overkapping van de fietsenstalling is afgewezen.
Sym Visser meldt dat Joke v.d. Berg na het snerttoernooi is gevallen en haar heup gebroken heeft.
Hij vraagt of zij een attentie kan krijgen van de club. Dit is in goede handen van Leny Heeremans, die daar al jaren voor zorgt.
Marcel Pennarts vindt het jammer dat er maar weinig jonge leden zijn. Komt dit door het digitaal te kunnen stemmen en het dan niet nodig vinden om bij de AV aanwezig te zijn ? Hoe kunnen we deze leden enthousiasmeren om wel naar de AV te komen ? We gaan hierover nadenken.
Nico Geels : Vraagt zich af of de bekers bij de clubkampioenschappen vervangen kunnen worden door bonnen ? Dit punt gaat naar de WTC.
Kunnen voordat de nieuwe banen er komen de groene bankjes op de baan vervangen worden? Dit zullen we opnemen met de betreffende commissie.
Als laatste dankt Nico het bestuur voor hun inzet en complimenteert hij Jorinde voor de manier waarop zij haar eerste live Algemene Vergadering voorgezeten heeft.

Jorinde nodigt alle leden uit voor de nieuwjaarsborrel op zondag 8 januari 2023 om 16.30.

14. Sluiting

Hierna sluit Jorinde de vergadering met de mededeling: De bar is open !!

Marjo van Opstal

December 2022