Inleiding
Dit Huishoudelijk Reglement (HHR) van de Tennisvereniging HBC is een uitwerking van bepalingen voor de leden en commissies van de vereniging, op basis van de Statuten van Tennisvereniging HBC.
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1.
De leden zijn verplicht zich te houden aan de parkregels genoemd in de parkinformatie (zie website) en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur of een daartoe bevoegde commissie.
De leden zijn eveneens verplicht zich te houden aan de relevante verordeningen en aan de door de algemene vergadering of door het bestuur vastgestelde openings- en sluitingstijden van het park en het clubhuis, en de besluiten m.b.t. het onderhoud van banen en clubhuis, de toepassing van de alcohol- en horecawetten, de hygiëne en de kleding.
Artikel 2.
De leden zijn verplicht adresveranderingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie van de Vereniging op te geven (per e-mail en zodra mogelijk via de app of website).
Artikel 3.
De vereniging geeft aan de leden het recht om te tennissen gedurende het hele kalenderjaar.
Gedurende de maanden november tot en met februari is het Clubhuis beperkt geopend.
Het lidmaatschap voor nieuwe leden gaat in per 1 januari van het verenigingsjaar of gedurende het jaar bij latere aanmelding. Leden die op of vanaf 1 september van een bepaald jaar lid worden, worden automatisch lid tot en met 31 december van het daaropvolgende jaar.
De leden die hun lidmaatschap willen opzeggen, dienen dit voor 1 december schriftelijk te doen bij de ledenadministratie van de vereniging; zij mogen tot en met 31 december van het jaar van opzegging nog gebruikmaken van de banen. Een lid moet hier rekening mee houden bij de inschrijving voor (interne) competities, lessen en toernooien die na het einde van het lidmaatschap doorlopen/plaatsvinden.
Gedurende het verenigingsjaar is schriftelijke opzegging mogelijk, maar er zal geen restitutie van contributie plaatsvinden, tenzij het bestuur in uitzonderlijke gevallen anders besluit.
Artikel 4.
De leden vanaf 18 jaar zijn verplicht een aantal keer per jaar bardiensten te vervullen, volgens daartoe opgestelde roosters. Het bestuur kan een lid hiervan om bijzondere redenen geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen.
Leden die competitie in een jaar spelen, zijn eenmaal per jaar verplicht tijdens een competitiedag of een Open Toernooi bardienst te doen.
Jongeren onder de 18 jaar zijn niet toegestaan achter de bar.
Het bestuur streeft ernaar zoveel mogelijk leden een IVA-certificaat (verantwoord schenken) te laten behalen om aan de verplichtingen van de schenkvergunning te voldoen.
Aan de leden kan gevraagd worden om regelmatig of incidenteel taken ten behoeve van de Vereniging te vervullen.
Artikel 5.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, tenzij deze voor een specifieke doelgroep worden georganiseerd.
Leden kunnen toegang vragen en/of krijgen tot vergaderingen, tenzij het bestuur of de betreffende commissie anders beslissen.
Artikel 6.
In aanvulling op de categorieën van lidmaatschap, zoals genoemd in artikel 5 van de Statuten, kan de vereniging ook junior/senior-leden onderscheiden en voor hen aparte contributies vaststellen. Het bestuur kan, gelet op bijzondere omstandigheden en op verzoek van het betreffende lid, per jaar besluiten de status ‘niet spelend’ te verlenen.
Voor niet spelende en ondersteunende leden wordt door het bestuur een aangepaste contributie vastgesteld.
In overeenstemming met artikel 5 lid 6 van de statuten, kan een weekend lidmaatschap alleen worden aangegaan door personen die de leeftijd van 17 t/m 25 hebben en/of door het bestuur tot dat lidmaatschap zijn toegelaten. Een weekend lid heeft speelrechten op vrijdagavond, zaterdag en zondag en mag op die dagen/dagdelen aan competities en (interne)toernooien deelnemen. Weekend leden kunnen ook deelnemen aan open toernooien ongeacht de speeldagen.
Algemene vergadering
Artikel 7.
De algemene vergadering (AV) wordt samengeroepen en gehouden conform de artikelen 14 t/m 18 van de Statuten. De AV vindt zo mogelijk plaats op de laatste vrijdag van januari.
De agenda van de algemene vergadering bevat:
- de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten,
- ieder voorstel dat tenminste acht weken voor de AV door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend,
- en alle onderwerpen die door degene die de vergadering bevoegd bijeenroepen, zijn toegevoegd.
Artikel 8.
Alle op de agenda voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel wordt behandeld. Het bestuur kan besluiten op een later tijdstip op het voorstel in te gaan.
Artikel 9.
Het stellen van vacatures en de oproep tot kandidaatstelling zal het Bestuur, zo veel als mogelijk, achtweken voor de algemene vergadering binnen de vereniging bekendmaken.
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur zo veel als mogelijk zes weken, maar uiterlijk bij de oproeping voor de Algemene Vergadering en/of, zoals bepaald in artikel 9.3 van de Statuten, door tien stemgerechtigde leden, uiterlijk één week voor de algemene vergadering.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft verzekerd, dat de voor te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de voorgestelde kandidaat.
Bestuur
Artikel 10.
Ieder bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Een bestuurder mag maximaal voor één ander bestuurslid één stem uitbrengen. Van deze bevoegdheid zal alleen gebruik worden gemaakt indien het voorstel niet tot een volgende vergadering kan worden uitgesteld.
Artikel 11.
De bestuursleden worden verkozen en benoemd voor een termijn van drie jaren. De aftredende functionarissen zijn direct herkiesbaar voor een gelijke termijn van drie jaren.
Ieder jaar treedt één/treden meerdere bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De voorzitter en de secretaris zullen niet gelijktijdig aftredend zijn.
De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende bestuursleden geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
In artikel 10 van de statuten is vermeld hoe een bestuursfunctie eindigt.
Artikel 12.
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering worden de vacante functies verdeeld. Behalve de functie van voorzitter, deze wordt in functie benoemd door de leden op de AV.
Bij ontstentenis van een bestuurslid zullen diens werkzaamheden worden verdeeld en waargenomen - al naargelang onderwerp - onder de andere bestuursleden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur, tot de AV nieuwe bestuursleden heeft gekozen.
Artikel 13.
Indien een bestuurder tevens een commissie voorzit of daar onderdeel van uitmaakt, kan het betreffende bestuurslid aan het bestuur voorstellen die commissie in een vergadering door een ander commissielid te laten vertegenwoordigen m.b.t. een besluit omtrent die commissie.
Artikel 14.
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 5 der Statuten bedoelde personen;
- presentielijsten, agenda en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt over zijn eigen gegevens.
Artikel 15.
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 16.
Voor de bestuursvergaderingen wordt aan het begin van het jaar een vergaderschema gemaakt. Secretaris maakt agenda, - bestuursleden kunnen ook onderwerpen aangeven - secretaris zorgt voor tijdige verzending (kan digitaal) naar bestuursleden. Indien nodig kunnen tussentijdse overleggen plaatsvinden op verzoek van bestuursleden.
Commissies
Artikel 17.
Behalve de Controlecommissie, worden commissies door bestuur benoemd voor bepaalde of onbepaalde tijd met algemene of bijzondere opdrachten.
Er zal in ieder geval een Wedstrijd Tennis Commissie (WTC) worden benoemd (zie artikel 20 van dit reglement).
De commissies worden samengesteld uit de leden, conform artikel 12 lid 3 van de Statuten.
Elke commissie blijft te allen tijde verantwoordelijk ten opzichte van het orgaan dat haar heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
Om dringende redenen kan het bevoegd orgaan de werkzaamheden van een commissie opschorten of één of meer leden van een commissie door anderen vervangen.
Artikel 18.
De commissies zullen gewoonlijk bestaan uit een oneven aantal leden.
De zittingsduur van leden van de commissies is drie jaren, tenzij het mandaat van de commissie minder dan drie jaren is.
Aftredende leden zijn direct benoembaar.
Het bevoegd orgaan zal in overleg met de(beoogde) commissieleden de opdracht vaststellen. De leden verdelen in goed overleg de functies en taken.
Jaarlijks zal iedere commissie een verslag over het afgelopen jaar maken, dat op de algemene vergadering zal worden besproken.
Artikel 19.
De Controlecommissie, als bedoeld in artikel 13 lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 20.
Wedstrijd Tennis Commissie (WTC) draagt de zorg voor:
- het regelen en verzorgen van competities, toernooien en tossen;
- het erop toezien dat voor de leden een tennistraining wordt aangeboden, passend bij het beleid van de vereniging;
- het vaststellen van de beschikbaarheid van de banen en van de schema’s voor het gebruik van de banen, binnen het door het bestuur vastgestelde beleid;
- de keuze en aanschaf van ballen voor tossen en Open Toernooien. De competitieteams mogen zelf bepalen met welke tennisballen zij spelen, mits deze zijn goedgekeurd door de KNLTB.
Besluitvorming
Artikel 21.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen in een algemene vergadering waarin ten minste 1/10 van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Artikel 22.
Stemming vindt in principe plaats zoals bepaald in artikelen 15 en 17 van de Statuten. Het uitgangspunt is dat conform artikel 17 lid 7 (laatste zin) wordt gestemd bij acclamatie (applaus), tenzij de Statuten anders bepalen of ter vergadering om een andere soort stemming wordt verzocht en de voorzitter daartoe besluit.
Indien er stemming nodig is of verlangd wordt, wordt door de voorzitter een stemcommissie gevormd van de secretaris en twee leden.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem en/of onduidelijk is hoe er is gestemd.
Artikel 23.
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kunnen alleen leden worden gekozen die kandidaat gesteld zijn conform hetgeen in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is vastgelegd.
Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Artikel 24.
Ter uitvoering van het in artikel 19 lid 2 van de Statuten bepaalde, wordt met betrekking tot een voorgestelde statutenwijziging niet als amendement aangemerkt:
- herstel van schrijffouten en wijziging van zinsopbouw;
- verplaatsing van onderwerpen tussen artikelen;
- niet significante wijzigingen in lidmaatschappen en voorwaarden, zolang die verplichtingen van leden niet verzwaren;
niet inhoudelijke aanpassingen van omschrijvingen/definities.
Diverse regelingen
Artikel 25.
De Vereniging is niet aansprakelijk voor letsel aan leden of bezoekers en voor verlies van of schade aan bezittingen van leden of bezoekers.
Artikel 26.
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen of onder haar verantwoordelijkheid vallende goederen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid of een bezoeker, kan door het bestuur geheel of ten dele op de betrokken persoon worden verhaald.
Artikel 27.
Het bedrag als bedoeld in artikel 12, lid 4 onder sub e van de Statuten, wordt gesteld op € 5000,--, zulks voor maximaal drie gevallen. Vervanging van reeds bestaande bezittingen kan geregeld worden via voorzieningen in een groot onderhoud fonds.
Met genoemde transacties dient het bestuur in meerderheid in te stemmen en over deze zaken zal aan de eerstvolgende algemene vergadering verantwoording worden afgelegd.
Artikel 28.
Het aanvragen van een lidmaatschap geschiedt (conform artikel 6 lid 1 van de Statuten) door het invullen van het aanvraagformulier lidmaatschap op de website www.tvhbc.nl. Dit kan het gehele jaar door. Deze aanvraag blijft gehandhaafd totdat de betrokkene als lid wordt toegelaten of zich terugtrekt.
Leden die zich op of na 1 september aanmelden, worden lid voor het resterende verenigingsjaar en het daaropvolgende verenigingsjaar.
Artikel 29.
Het bestuur besluit tot het aannemen van de verschillende categorieën leden en tot verandering van het soort lidmaatschap. Hierbij wordt rekening gehouden met de eventuele wachtlijsten. Het bestuur kan leden van verdienste benoemen.
Artikel 30.
De positie van dagleden is geregeld in de Statuten artikel 5 lid 5.
Dagleden hebben speelrecht overdag van 8.30 – 18.30 uur, behalve in het weekend. Zij kunnen dus niet deelnemen aan de weekendcompetities van de KNLTB en van de vereniging.
Artikel 31.
Ondersteunende leden, introducés, gasten of andere op het park aanwezigen zijn verplicht zich aan de voor de leden geldende gedragsregels te houden. Zij zijn – met uitzondering van ondersteunende leden - niet bevoegd om bardiensten te vervullen, gelet op de wettelijke bepalingen.
Artikel 32.
Indien leden van TV HBC een geschil of klacht hebben, wordt de procedure gevolgd zoals vastgelegd in het Geschillenprotocol van 14 november 2016 en/of artikel 23 van de Statuten.
Slotbepalingen
Artikel 33.
Alle leden worden geacht in te stemmen met en bekend te zijn met de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging. Deze zijn voor leden beschikbaar op de website.
Artikel 34.
Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering. Artikel 24 van dit reglement is van overeenkomstige toepassing op wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 35.
In alle gevallen waarin Statuten en Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Het HHR is geheel aangepast ten gevolge van de algehele statutenwijziging die opnieuw aan de Algemene Vergadering van 29 november 2024 is voorgelegd.
Deze versie zal op de Algemene Vergadering van 31 januari 2025 ter vaststelling worden voorgelegd.
Versie januari 2025