1. Opening en welkomstwoord van de voorzitter
- Jorinde Pels opent de vergadering om 19.45 uur en heet bijzonder welkom aan onze ereleden die aanwezig zijn: Joke vd Berg, Ida Visser, Nico Geels, en Sym Visser.
2. Welkomstwoord van de voorzitter
- Een minuut stilte voor de leden die ons zijn ontvallen: Jos Leek, Fred Knottenbelt, Frans van den Haak en ons erelid, Chris de Bruin.
- Eerste keer dat we zowel digitaal als fysiek in de vergadering kunnen stemmen. Met 86 stemmende leden hebben we het quorum bereikt.
- Jorinde geeft een samenvatting van het jaar 2024:
- Nieuwe banen en renovatie van de keuken;
- Begin gemaakt met de implementatie van het jeugdbeleid, feedback hierop van de ouders wordt enorm gewaard;
- Veel teams hebben deelgenomen in de diverse competities en ook in de winter wordt nu weer fanatiek meegespeeld;
- De Zomerchallenge is wederom met succes georganiseerd;
- Veel activiteiten, evenementen en toernooien, die zijn terug te lezen in de verslagen;
- In de vorige AV’s kwamen ook opmerkingen naar voren dat elektronisch stemmen altijd mogelijk zou moeten zijn. Daarvoor hebben we een statutenwijziging gedaan en die mogelijkheid is voor deze vergadering ook opengezet en voor het eerst in de praktijk gebracht. 42 leden hebben digitaal gestemd, ruim 9%.
- Tineke van Assema treedt af als bestuurslid Wedstrijdtennis, Tineke is bereid om uitvoerende taken te blijven uitvoeren totdat we een nieuw bestuurslid Wedstrijdtennis gevonden hebben. Jorinde Pels treedt af als voorzitter, Cassander Jupijn is door het bestuur voorgedragen als voorzitter van de vereniging en zal bij verkiezing plaatsnemen op de plek van Jorinde in het rooster van aftreden.
3. Mededelingen / ingekomen post
-
Wij hebben van een aantal leden bericht van verhindering ontvangen. Zij wensen ons allemaal een goede vergadering toe: Job Santema, ereleden: Chris Heeremans, Marjo van Opstal, Linda en Arjo Prins.
-
Ingekomen stukken:
- Een mail van Anke Jager-Jongkind met het verzoek om tijdens rustige bardiensten een koffiemachine in de serre te hebben, zodat er geen dienst nodig is. Deze mogelijkheid is opnieuw verkend. De dagen waarop dit voorkomt zijn minimaal en de kosten voor een dergelijke machine en het onderhoud daaraan zijn onevenredig aan het voordeel
Verder geen ingekomen post
De ingekomen stukken die betrekking hebben op het HHR worden bij dat agendapunt besproken.
- Ontwikkelingen ledenbestand
Cees van Eden bedankt Linda en Arjo Prins hartelijk voor hun enorme inzet van de afgelopen tientallen jaren.
Daar er vrij veel overlap met de ledenadministratie en het penningmeesterschap is zal Cees de ledenadministratie overnemen.
Het ledenaantal is vrij constant (615 leden), het verloop is vrij groot (140 leden hebben afscheid genomen, tevens zijn er 140 leden lid geworden durende het jaar). De Zomerchallenge heeft 17 nieuwe leden opgeleverd (zij zijn niet allemaal gebleven).
Verdeeld aantal leden, gezond aantal jeugdleden, gemiddelde leeftijd van de leden is 45 jaar. Weinig leden in de leeftijdscategorie 20-30 jaar. Het jeugdbeleidsplan zou in de toekomst voor verjonging kunnen zorgen.
Vragen:
Marcel Pennarts: weten we wat de reden van het verloop is? Cees van Eden krijgt weinig respons van de leden die opzeggen. Genoemde reden zijn over het algemeen verhuizing, blessures, andere keuze, studie, te druk, voorkeur voor gravel. Sommige leden vinden de bardiensten een obstakel.
Elly Draijer geeft aan dat de bardiensten niet meer vervuld worden door leden die per direct opzeggen. Cees van Eden: sommige leden draaien hun bardienst nog wel maar helaas lukt dat niet altijd, het probleem heeft de aandacht.
Nico Geels: is het gemis aan Padel een reden? Volgens Cees van Eden niet.
John Peperkoorn: hebben de leden die enkel in de wintertraining volgen invloed op het verloop van de leden? Cees van Eden: wij willen dit niet stimuleren als bestuur, vandaar de nieuwe regel: indien je na augustus lid wordt, word je geacht lid te zijn vanaf 31 augustus tot en met december van het daarop volgende jaar (staat ook op de website).
Ko van der Veldt: kunnen de punten die verdiend worden met de bardiensten ingewisseld worden😊. Jorinde Pels: het is een tool om bij te houden of je het juiste aantal diensten gedraaid hebt (senioren 3 diensten, dagleden 4 diensten).
Wil van Lavieren: de diensten zijn altijd zo snel weg waardoor enkel de avonddiensten overblijven, die vind ik niet fijn, dan kan ik niets meer invullen. Jorinde Pels: zodra de mail binnenkomt, gelijk de diensten invullen is de enige oplossing.
John Peperkoorn: hoeveel competitiespelers vullen de avonddienst in? Jorinde Pels: een exact aantal hebben we niet, echter krijgen zij voorrang om de competitie diensten en OT diensten in te vullen daar deze moeilijker gevuld werden.
Carlo Koopman: de leden tegemoet komen, eerst de dagleden daarna de seniorleden de bardienst in laten vullen. Jorinde Pels: dit laten we over aan de commissie.
4. Notulen Algemene Vergadering van 24 november 2023
- Punten die opgepakt moesten worden, zijn uitgezet bij diverse commissies (of bestuur). Sommigen daarvan zijn uitgevoerd, een aantal nog in behandeling/overweging en een aantal is niet overgenomen/momenteel nog niet uitvoerbaar. Er zijn geen vragen meer.
De notulen van de 1e en 2e vergadering zijn per acclamatie goedgekeurd, digitaal 4 blanco/38 voor, met dank aan Mirjam Bik.
5. Notulen Algemene Vergadering van 29 november 2024
- De statuten zijn gepasseerd bij Mulder en Sturm te Haarlem.
De notulen van de 1e vergadering zijn per acclamatie goedgekeurd, digitaal 3 blanco/39 voor. Na wijziging van Antoon (2xo) Andela en Huub Draijer (1xa) en Huub aanpassen naar TOP (Team Onderhoud Park zijn de notulen van de 2e vergadering zijn per acclamatie goedgekeurd, digitaal 3 blanco/39 voor.
Vragen:
Nico Geels: in Januari zou het bestuur nog met een gedegen antwoord terugkomen op de toegang tot de kleedkamers en toiletten in de winterperiode. Jorinde Pels: de elektronische mogelijkheden moeten nog gecreëerd worden, planning is nog onbekend. Tom van Hooijdonk: dit heeft te maken met de techniek van de voordeur, nog onduidelijk hoe dit technisch geregeld kan worden. Cees van Eden: eerst moet de toegang tot de voordeur goed geregeld zijn. Arjo Prins heeft hier het meeste verstand van, helaas moeten we Arjo momenteel missen wegens ziekte. We zitten te springen om vrijwilliger(s) met IT skills.
Nico Geels: het wordt wel gemist dat je geen gebruik van de douche kunt maken. Jorinde Pels: de storingen moeten eerst verholpen worden.
John Peperkoorn: tijdens de wintersluiting zijn er wel degelijk leden in het clubhuis (na de tennis) die daar niet aanwezig zijn vanwege een commissie of andere vrijwilligerstaken. Cees van Eden geeft aan 1 verzoek van vrijwilligers gekregen te hebben om na de tennis een drankje in het clubhuis (indien het clubhuis gesloten is) te kunnen doen. Dit verzoek is door het bestuur afgewezen (we kunnen geen onderscheid in leden maken). Nico Geels geeft aan dat te achterhalen moet zijn welke vrijwilligers onder onze leden zichzelf toegang verschaffen tijdens de wintersluiting. John Peperkoorn stelt voor iedereen die voor een commissie of ander vrijwilligerswerk gedurende de wintersluiting in het clubhuis moet zijn een code te geven. Jorinde Pels: dit is enorm veel extra werk voor Cees van Eden. We zullen in de nieuwsbrief duidelijk maken dat het niet de bedoeling is dat leden met een toegangscode gedurende de winterperiode naar binnen gaan indien ze daar niet hoeven te zijn voor een commissie of ander vrijwilligerswerk.
6. Voorstel wijziging HHR.
Door de wijziging van de statuten en n.a.v. de AV van 2022 en 2023 was ook een aanpassing van het HHR wenselijk.
- We hebben het HHR algeheel een update gegeven naar de nieuwe regelingen in de statuten en daardoor benodigde aanpassingen in artikelnummers, bepalingen rond elektronische formulieren voor inschrijving als lid en de vormgeving een update gegeven.
- Per e-mail hebben we voor de AV in 2023 input op de wijziging van het HHR en een aantal vragen ontvangen m.b.t. een aantal punten. In dat kader hebben we het volgende amendement om door te voeren:
- In artikel 24, na de verwijzing naar artikel 19 lid 2 invoegen “van de statuten”.
- In de AV van 2022 zijn bij het HHR ook een aantal vragen gesteld en daar hebben we nu naar gekeken en daardoor hebben we ook aanpassingen meegenomen in het huidige ontwerp. Puntsgewijs worden nog een aantal keuzes toegelicht:
- De manier van stemmen is nu uitgebreider uitgewerkt in de statuten. Om dubbele informatie te voorkomen, hebben we dit niet in het HHR overgenomen. Alleen een invulling m.b.t. acclamatie is anders/meer aanvullend op de statuten geschreven.
- Na.v. de amendementen die wel/niet ter vergadering kunnen worden gedaan, hebben we een verduidelijking opgenomen.
- In de bijzondere AV van 2024 zijn ook vragen gesteld over de status van de update en opmerkingen over bijvoorbeeld artikelverwijzingen naar de statuten. Die zijn meegenomen.
- Per e-mail heeft het bestuur input op het HHR en een aantal vragen ontvangen m.b.t. een aantal punten. In dat kader hebben we het volgende amendement om door te voeren:
- Artikel 3: een lid moet er rekening mee houden bij de inschrijving voor (interne) competities, lessen en toernooien die na het einde van het lidmaatschap doorlopen/plaatsvinden. Van er hier maken, dat is duidelijker
- artikel 20 moet zijn a t/m d en sub b is er nu niet.
Nico Geels: artikel 17 kascommissie moet controle commissie zijn. Verder geen vragen/opmerkingen over het HHR.
Het HHR is per acclamatie goedgekeurd, digitaal 3 blanco/39 voor, er is een unaniem besluit voor de wijziging van het HHR.
7. Verslagen commissies
De commissies hebben weer verslag gedaan van alles wat er zoal door onze vrijwilligers wordt gedaan, georganiseerd en geregeld op ons park. Alle verslagen van de commissies staan op de website en zijn na te lezen op jaarverslagen 2024. We zijn erg content met de aanmeldingen van ouders voor de ondersteuning van het jeugdbeleidsplan. Jorinde Pels heeft zich voorgenomen meer te gaan helpen bij de digitale communicatie commissie. De Parkonderhoudscommissie zal omgedoopt worden naar Team Onderhoud Park (TOP).
We willen graag grote dank uitspreken aan alle vrijwilligers en commissies die het afgelopen seizoen weer enorm veel werk hebben verzet.
Voor de pauze een speciaal moment voor Hans van den Berg, Hans wordt in het zonnetje gezet als lid van verdienste. Cees van Eden heeft de eer Hans toe te spreken met input van Frans Heems, de speech is terug te lezen op de website.
8. Bespreking financieel verslag 2024
Cees van Eden geeft een korte toelichting:
- Keuze gemaakt om de voorzieningen voor groot onderhoud sterk te laten stijgen waardoor we een negatief resultaat laten zien. We willen transparant zijn en deze voorzieningen over een aantal jaren spreiden. Zonder deze voorzieningen is het resultaat sterk.
- Senioren Trainingen worden rechtstreeks door de tennisschool gefactureerd. Jeugdleden betalen contributie inclusief lesgeld waardoor dit niet mogelijk is.
- Opleiden selectiegroep (jeugdplan), wordt in eerste instantie niet doorbelast aan de ouders/verzorgers. Werven van sponsoren en vrienden van de jeugd van belang.
- Baanverhuur is toegenomen, prima zolang dit geen invloed heeft op tennismogelijkheden voor de leden.
- Kantineopbrengst is lager door de aanleg van de nieuwe tennisbanen. Hebben echter wel een tegemoetkoming van de gemeente ontvangen voor de maand Maart van € 4000,--
Er zijn geen vragen over het resultaat.
Toelichting balans: liquide middelen afgenomen door de verbouwing. Liquiditeit is in orde.
Passiva: stijging door groot onderhoud.
Er zijn geen vragen over de balans.
9. Verslag controlecommissie + Benoeming/vraag nieuw controle commissielid & reservelid
Marcel Pennarts was vorig jaar afgetreden, echter had niemand zich als nieuw controlelid aangemeld. Per acclamatie wordt er goedkeuring verleend voor Marcel Pennarts. Digitaal 42 stemmen voor Marcel Pennarts in de controlecommissie 2024. Digitaal 42 stemmen voor Charles van der Lugt controlecommissie 2025.
Op 20 januari 2025 is controle gedaan in het clubhuis door Charles van der Lugt en Marcel Pennarts.
Charles van der Lugt neemt het woord: alles was keurig in orde, de documenten snel voorhanden.
Marcel Pennarts wordt bedankt.
Frits Planting stelt zich beschikbaar als vast lid van de controlecommissie. Antoon Andela als plaatsvervangend lid. Per acclamatie aangenomen.
a. Goedkeuring jaarrekening en financieel verslag 2024
Na de goedkeuring van de controlecommissie wordt ook het financiële verslag 2024 door de AV goedgekeurd per acclamatie, tevens digitaal 2 blanco en 39 voor.
b. Verlening decharge aan het bestuur
Op verzoek van de controlecommissie wordt aan het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2024.
10. Begroting 2025 en vaststelling contributie
a. Vaststelling contributie 2025
Door de sterke kostengroei ontkomen we niet aan een contributieverhoging. Indexatie is gebaseerd op 2023. In 3 jaar tijd willen we naar één contributiebedrag voor de jeugd. Het verschil tussen junioren en aspiranten is vrij groot, daarom in 3 jaar tijd naar elkaar toe laten groeien.
De contributie voor senioren wordt € 175,-, dagleden € 118,-, Junioren € 190,- , aspiranten € 155,-. Niet spelende leden blijft € 30,-.
AV gaat per acclamatie akkoord met de vaststelling van de contributie (digitaal: 4 tegen contributie vaststelling, 3 blanco en 35 voor).
b. Vaststelling van de begroting 2025
In de begroting is uitgegaan van een stabiel ledenaantal met betrekking tot de contributie (terugkijkend op de afgelopen jaren).
Jeugdselectie beleidsplan willen we starten met groene leden. Komend jaar weer groot onderhoud ingecalculeerd.
Nic Jimmink: over welk groot onderhoud hebben we het? Cees van Eden: het clubhuis is over 10 jaar weer aan de beurt, het schuine en platte dak, de trekker moet vervangen worden, banken op het park. Dit wordt over meerdere jaren uitgesmeerd.
Waling Westra informeert wat de er gereserveerd is voor het 40 jarig jubileum. Cees van Eden: geen expliciet bedrag, positieve resultaten voorgaande jaren OT zijn in de voorziening opgenomen.
Niet alles is uitgesplitst, we kunnen dit dekken (uitgaven jubileumcommissie in overleg met de penningmeester).
Carlo Koopman: in het verleden is er gesproken over een mogelijkheid het terras te overkappen? Jorinde Pels: afwegen of we dit überhaupt willen doen en of dit de investering waard is. Nog geen beslissing over genomen, dus geen factor in de begroting. Cees van Eden: geen opinie, horen dit voor het eerst. Tom van Hooijdonk: we hebben dit eerder besproken, 2 jaar geleden. Tennis is een zomersport, mooiste terras van Heemstede. Het voordeel weegt niet op tegen het nadeel. Carlo Koopman vraagt zich af of de bouwcommissie hier al een besluit over genomen heeft.
Jorinde Pels: het gaat alle leden aan niet enkel competitiespelers, het bestuur is dienstbaar aan de leden. Dit plan kan aan de leden voorgelegd worden door degenen die dit wenselijk achten. Indien minimaal 10 leden voor zijn, kan dit met een gedegen plan ingediend worden voor de volgende AV.
John Peperkoorn: de parasols hebben niet de juiste maat. Jorinde Pels: parasols functioneren goed, zullen niet vervangen worden (leverancier claimt dat het de goede maat is). Volgende keer extra goed naar de afmetingen kijken.
Verder geen vragen meer over de begroting, de AV keurt de begroting 2025 goed.
11. Wisselingen commissies en (her)benoeming bestuur
a. Wisseling leden diverse commissies:
Linda Prins en Arjo Prins hebben afscheid genomen van de ledenadministratie, Cees van Eden heeft dit overgenomen.
Jan Verleun en Linda Prins hebben de barbezetting commissie verlaten, Charles van der Lugt en Martien Ganzeman zijn toegetreden.
Jasper Stouthart heeft de Jonge seniorencommissie verlaten.
De schoonmaak commissie heeft versterking gekregen van Ineke Diepeveen, Ria Keene, Helma Helmink en Hennie Fokker.
Jolijn Nikken, Arnold Mettes en Victor Westdijk hebben de jeugdcommissie verlaten, Sander Rotteveel is toegetreden.
Hennie Fokker en Hans van de Berg hebben het Team Onderhoud Park verlaten, Huub Draijer en Nic Jimmink zijn toegetreden.
Niels van der Tas en Suzanne de Groot-Broekhof hebben afscheid genomen van de Clubkampioenschappen commissie.
Nicoline van der Tas heeft afscheid genomen van de Interne wintercompetitie. Karen van Leeuwen en Mariska de Klein zijn toegetreden.
Yvonne Harteloh, Tineke van Assema en Carrie Blenskop hebben afscheid genomen van de open toernooi commissie, Niels van der Tas is toegetreden.
Tossindelers: geen wijzigingen op woensdagavond, donderdagochtend en dinsdagmiddag. Kees Zandvliet is voorlopig gestopt als tossindeler op vrijdagmiddag, Corrie van de Heijden, Lydia Wielkens-Kolhof en Johan van der Hulst zijn erbij gekomen.
Er is een vacature nieuwsbrief rondgestuurd, mocht je een commissie willen ondersteunen, laat het ons of de betreffende commissie dan weten!
Joke van den Berg: Chris Heeremans is gestopt met de grote beurt van het koffiezetapparaat, Hennie Fokker heeft dit overgenomen.
b. Verkiezing bestuursleden:
Periodiek aftredend Tineke van Assema, niet herkiesbaar. Decharge verleend door de AV per acclamatie (digitaal 2 blanco/40 voor).
Zonder dat Tineke van Assema op de hoogte was hebben alle leden een mail gekregen om Tineke van Assema erelid te maken😊. Jorinde Pels zet Tineke van Assema in het zonnetje met een toepasselijke speech, de speech voor Tineke is terug te vinden op de website.
Voor de functie bestuurslid Wedstrijdtennis is nog geen kandidaat gevonden, ondanks interim-aanbiedingen. Aangezien Tineke bereid is om uitvoerende taken te blijven uitvoeren, blijven we zoeken naar een bestuurslid dat ook de bestuurlijke taken en daarmee de totale functie voor de normale termijn wil invullen. Heb je interesse, neem dan contact op met een van de bestuursleden.
Tussentijds aftredend Jorinde Pels als voorzitter. Decharge verleend door de AV per acclamatie (digitaal 3 blanco/39 voor).
Mirjam Bik heeft een mooie afscheidsspeech gehouden (deze is terug te vinden op de website). Aansluitend heeft Nico Geels Jorinde toegesproken en bedankt namens de sportraad.
Cassander Jupijn is door het bestuur voorgedragen als voorzitter van de vereniging en zal bij verkiezing plaatsnemen op de plek van Jorinde in het rooster van aftreden. Cassander Jupijn stelt zich voor (zijn introductie is terug te vinden op de website).
Cassander Jupijn wordt per acclamatie benoemd door de AV (digitaal 4 blanco/38 voor)
Bestuursleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd en ieder jaar treden één of meerdere bestuursleden af volgens rooster van aftreden. In 2026 zijn Frans Heems (jeugd) en Mirjam Bik (vicevoorzitter) periodiek aftredend. Jorinde Pels is vorig jaar herkozen en zou in het rooster van aftreden in januari 2027 aftredend en herkiesbaar zijn.
12. Rondvraag
Opmerkingen bij het digitaal stemmen:
- Cees Booms: Per 01 maart 2025 svp stoppen met benoemen van nog meer ere-leden.
Het is het bestuur onduidelijk welke argumentatie de vraagsteller heeft om de toekomstige benoeming van ereleden te stoppen, maar het bestuur blijft van mening dat na zorgvuldige overwegen leden met een uitzonderlijke staat van dienst benoemd kunnen worden tot erelid met instemming van de AV. Twee jaar terug is er een protocol opgesteld. Laten het aan de leden om dit te agenderen.
- Sander Rotteveel: Is HBC bekend met de subsidie BOSA?
De subsidieregeling Stimulering bouw en onderhoud sportaccommodaties (BOSA) is bedoeld voor amateursportorganisaties. Deze organisaties kunnen subsidie aanvragen voor bouw- en onderhoudskosten van sportaccommodaties en de aanschaf van sportmaterialen. Dit is voor in de toekomst een interessant iets om naar te kijken. https://www.dus-i.nl/subsidies/stimulering-bouw-en-onderhoud-sportaccommodaties Reactie van het bestuur: BOSA is niet van toepassing vanwege BTW teruggave (BTW regels), wij kunnen als vereniging niet voldoen aan de BOSA (houden de subsidies wel in de gaten).
- Sander Rotteveel: de vereniging doet veel met vrijwilligers, zou het inzetten van diverse workshop zoals werving en behoud van vrijwilligers een interessant iets kunnen zijn, en doen we diverse commissie ook workshop? Zo halen we het beste uit de goede wil van de persoon.
Bestuur: goede suggestie, we wijzen leden regelmatig op workshops vanuit SportSupport, besturen met Impact opleiding is gedaan, training vertrouwenspersoon doorgegeven aan betrokkenen, maar kan nog meer.
Jorinde Pels: wellicht kunnen we dit breder aanbieden binnen de vereniging.
- Marjo van Opstal: het nieuwe huurcontract is afgesloten voor 10 jaar. Wat betalen we nu aan huur?
Bestuur: de huurprijs voor het gehuurde bedraagt gedurende de contractperiode jaarlijks
€ 45.838,08 (prijspeil 2024) (zijnde € 6.548,30 per baan).
Op de huurprijs, zoals genoemd in lid 1, wordt eenmalig alleen voor het jaar 2024 een korting toegepast ad € 4.251 in verband met het later ter beschikking komen van het gehuurde.
De verhuurder past de huurprijs jaarlijks aan overeenkomstig de CBS prijsindex alle huishoudens, voor de eerste maal per 1 januari 2025. Basis huurverlaging van 5 jaar geleden (na de verlaging, indexatie doorgezet).
Rondvraag tijdens de AV
John Peperkoorn: er is sprake van ergernis naar leden die een enkel reserveren waardoor ze 2 uur kunnen dubbelen.
Jorinde Pels: regelmatig aandacht hiervoor in de nieuwsbrief, bestuur attendeert mensen op de regels. Echter zijn wij als bestuur geen handhavers. De mensen die echt willen enkelen willen we niet bestraffen omdat mensen die willen dubbelen de regels overtreden. Ook als we de tijden wijzigen blijft dit een lastig probleem. Dit heeft de aandacht, nog niet een echte oplossing voor gevonden.
John Peperkoorn: op baan 5 en 6 stuitert de bal niet lekker.
Jorinde Pels: er zouden testen gedaan worden. De gemeente besteedt dit uit, er zijn marges van toepassing. De banen zijn gewalst en vallen binnen de marges.
We zouden de gemeente nog een keer aan kunnen schrijven. John Peperkoorn zal aangeven om welke plekken het gaat aan de commissie (TOP).
John Peperkoorn: privileges commissies, overname van de bar (zodra het sluitingstijd is).
Cees van Eden: mensen komen hiervoor letterlijk aan de deur, overnemen is niet de bedoeling. Gedragscode wordt verwacht, over het algemeen kun je leden hierop aanspreken. In overleg kan het gebeuren dat de bardienst bv wat langer blijft.
In principe hoeven we dit niet te tolereren echter zijn we geen handhavers.
Jorinde Pels: als nieuw lid is het lastig, iedereen krijgt een mail zodra je bardienst hebt met de regels en hiermee om te gaan (voor nieuwe leden lastig met overtuigende oude rotten).
Frits Planting: duidelijk maken dat het clubhuis gesloten wordt. Altijd blijven de mensen nog hangen.
Jorinde Pels: lastig, instructie is duidelijk over het afsluiten (mailing, boek naast de kassa en samenvatting). Het is de plicht van de leden om informatie tot zich te nemen en uit te voeren. Willen het niet over reguleren.
John Peperkoorn: Budgettering toernooien en begroting. Tijdens toernooien betaalt het ene commissielid zelf voor de drank, de ander laat dit wegboeken op de commissie? Hoe wordt dit gemonitord?
Cees van Eden: gaan ervan uit dat commissieleden hier correct mee om kunnen gaan (heel af en toe een steekproef).
Als commissielid is het prima om je consumptie(s) onder de commissie weg te laten boeken echter niet voor mensen die op dat moment niets voor een commissie tijdens een evenement betekenen. Jorinde Pels: is een keer geconstateerd en in de evaluatie meegenomen (hier werd gelijk iets mee gedaan door de commissie).
John Peperkoorn: voor wat betreft het jeugdbeleid lijken de trainers enthousiaster dan de ouders?
Cees van Eden: 2e keer was meer gericht op financieel plaatje en onderbouwing. Vooral zoeken in meer wedstrijdervaring opdoen (wedstrijdje, tossen). Waardevolle inzichten, echter maar een klein groepje.
Frans Heems: conclusie onderaan beginnen, starten met groen in het beleidsplan. Eerdere bijeenkomst was wel goed bezocht door de ouders (niet enkel op een paar ouders gebaseerd).
Cassander Jupijn: ouders van kinderen die hier zelf niet tennissen zijn zelf niet zo actief. Participatie van de ouders is minimaal.
John Peperkoorn: docent is ook belangrijk om dit te laten slagen. Ko van der Veldt: twijfel je aan de trainers? John Peperkoorn: dat klopt. Jorinde Pels: wel degelijk overleg met de tennisschool hierover, educatie goed gehandhaafd.
Nico Geels merkt op dat we niet te rigide omtrent alle regeltjes moeten zijn, het zijn allemaal vrijwilligers die hun stinkende best doen (spreek personen zelf aan).
Ko van der Veldt wenst Cassander Jupijn veel succes met het voorzitterschap. Ko vraagt zich af naar aanleiding van het mailtje omtrent klaverjassen en bridgen op dezelfde avond of dat niet te ingewikkeld is Jorinde Pels: dat laten we aan de organisatie over.
Anneke van Assema: wie zijn de vertrouwenspersonen? Jorinde Pels: Sjaak Struijf en Mariëlle Planting. Cees van Eden: we zijn op zoek naar een nieuwe vrouwelijke vertrouwenspersoon.
Jan van Marsbergen: bij grote toernooien een 2e kassa, is dat mogelijk?
Jorinde Pels: eerder naar gekeken met het OT (mobiele kassa gehuurd), geen onverdeeld succes.
Martien Ganzeman: het werkt super als 2 leden tappen en 1 lid de kassa bedient.
Carolien van Bakel: mobiele pinapparaat? Jorinde Pels: moet ook aangeslagen worden op de kassa.
Carlo Koopman: bij slecht weer, als het hek dan op de pin staat en er is niemand dan blijft het hek open staan.
Is er een mogelijkheid in de winterperiode dat het hek niet open blijft?
Jorinde Pels: met tie-wrap de pin vastzetten? Leg het voor aan het TOP team.
Mirjam Bik: bericht in de nieuwsbrief, leden attenderen als ze het park verlaten en er is niemand op het park, graag het hek sluiten.
Carlo Koopman: in het oude rookhok staan 2 scheidsrechterstoelen, zijn deze eigendom? Tineke van Assema: ja, zijn ons eigendom. Kan best dat we ze tijdens een OT weer nodig hebben (kunnen niet weg).
Carlo Koopman: banenstelsel, uur en half uur, functioneert dit goed. Jorinde Pels: geen klachten over gekregen.
Bardienst in de winter, bardienst vrijdagavond competitie is van 15.00 tot 18.00 uur, kan dit van 15.00 tot 19.00 uur? dan hoeven tevens de ouders van de lessende jeugd niet in de kou te wachten. Jorinde Pels: ons eigen competitieteam moet de tegenstander ontvangen, dan gaan de dagleden naar 4 uur in plaats van 3 uur. Tineke van Assema: gaat om 3 vrijdagen, de ouders kunnen in de serre wachten. We willen onze vrijwilligers verder niet belasten.
Nico Geels: bij een groot competitieteam duurt koffie halen ontzettend lang. Is daar een praktische oplossing voor, kannen koffie?
Jorinde Pels: een kan koffie kan besteld worden.
Nico Geels wenst Cassander Jupijn veel succes en bedankt het bestuur (Cees van Eden met dubbelfunctie)
13. Sluiting
Jorinde Pels sluit de vergadering om 22.25 uur.