Notulen AV 24 november 2023

1.     Opening en welkomstwoord van de voorzitter

Jorinde Pels opent de vergadering om 19.45 uur en heet bijzonder welkom aan onze ereleden die aanwezig zijn: Marjo van Opstal, Linda Prins, Arjo Prins, Joke vd Berg, Nico Geels en Chris Heeremans.  

2.     Welkomstwoord van de voorzitter

• Een minuut stilte voor de leden die ons zijn ontvallen: Ronald Lindeman, Ton van Assema, Joop ter Heiden en heel recent Ed van der Eem.
• Jorinde geeft een samenvatting van het jaar 2023:
  • Nieuwe inrichting clubhuis;
  • Ongekend aantal teams in de voorjaarscompetitie;
  • De zomerchallenge met een aantal nieuwe leden;
  • Veel activiteiten, evenementen en toernooien, die zijn terug te lezen in de verslagen van de commissies;
  • Voorbereiding vernieuwing van de banen (agendapunt 5);
  • Vier van onze leden (2 bestuur en 2 commissieleden) doen mee aan een cursus besturen met impact.
• In de vorige AV’s kwamen ook opmerkingen naar voren dat elektronisch stemmen altijd mogelijk zou moeten zijn. Daarvoor staat een statutenwijziging op de agenda. Hiervoor moet ⅔ van onze stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Dat is niet gelukt, daarom volgt vanavond direct na de eerste een tweede vergadering.
• Martien treedt af als penningmeester. Gelukkig heeft het bestuur Monique en Cees bereid gevonden als bestuurslid toe te treden.
• Rondvraag eerste vergadering wordt samengevoegd met rondvraag tweede vergadering.  

3.     Mededelingen / ingekomen post

• Mirjam noemt het ledenbestand per 1 november: 648 leden, waarvan 383 volledig senior lid, 64 dag leden, 165 jeugdleden. Vorig jaar waren er in deze periode 672 leden. Gedurende het seizoen zijn er 35 nieuwe volledig leden bij gekomen en 28 jeugdleden. Er hebben zich inmiddels 34 leden afgemeld. Leuk te benoemen is de Zomerchallenge: in totaal deden 17 leden mee, waarvan we er 7 hebben kunnen behouden.
• Wij hebben van 11 leden bericht van verhindering ontvangen. Zij wensen ons allemaal een goede vergadering toe: Ida Visser, Andre Smit, Suzanne de Groot-Broekhoff, Cees van Eden, Marieke Nolte, Pascale Potdevin, René Belien, Wendy Voogel, Marianne Piepers, Nicoline van der Tas en Mok van Stein.  

Er zijn ingekomen stukken: dit zijn alleen stukken die betrekking hebben op de statutenwijziging en worden bij dat agendapunt besproken.            

4.     Notulen Algemene Vergadering van 25 november 2022

• Vorig jaar is gevraagd of het doorgeven van adreswijzigingen via de ledenadministratie niet ook via de App kan. Dat is helaas technisch nog niet ingeregeld, waardoor dit (nog) niet mogelijk is.
• Punten die opgepakt moesten worden, zijn uitgezet bij diverse commissies (of bestuur). Sommigen daarvan zijn uitgevoerd, een aantal nog in behandeling/overweging en een aantal is niet overgenomen/momenteel nog niet uitvoerbaar. Er zijn geen vragen meer.

De notulen worden per acclamatie goedgekeurd, met dank aan Marjo van Opstal.  

5.     Stand van zaken vernieuwing tennisbanen.

• In samenwerking met het bestuur is de gemeente druk bezig met de aanbesteding voor de vervanging van de tennisbanen. De voorlopige planning is dat de aanbesteding loopt tot en met half december, waarna direct de voorlopige gunning plaatsvindt. Daarop geldt een bezwaartermijn van een week, maar die eindigt in het kerstreces van de gemeente. De definitieve gunning is begin januari, waardoor werkzaamheden in principe (en hopelijk) in de tweede week van januari kunnen beginnen. De verwijdering van de oude banen, voorbereidingen van de grond en aanleg van de nieuwe banen duurt in beginsel 6-8 weken. Daarmee zou e.e.a. in maart afgerond moeten zijn. We gaan kijken of de banen in blokken kunnen worden aangelegd, zodat wellicht al eerder op een paar banen kan worden gespeeld, maar daar weten we in januari pas meer over. De datum van het open toernooi ruilen met een andere vereniging is niet mogelijk helaas. Het bestuur kijkt nog steeds naar alternatieven.
• Een van de voorwaarden in de aanbesteding is dat de beoogde partij ook kan beginnen in januari. De gemeente wil als er uitloop is niet uitstellen maar dat is voor het bestuur nog een uitdrukkelijk punt van discussie, zeker als de voorjaarscompetitie in het geding komt.
• In overleg met de competitieleider moet gekeken worden hoe en wanneer de resterende wedstrijden van de wintercompetitie moeten worden uitgespeeld.
• De ondergrond wordt weer kunstgras, 90% van de leden heeft in de uitgestuurde enquête begin van het jaar hiervoor gekozen;  

6.     Goedkeuring budget verbouw keuken

Martien licht het plaatje van de nieuwe keuken toe: belangrijkste aanpassingen zijn: de spoelmachine, het werkblad van roestvrijstaal, geen gas en wel bovenkastjes. Tom van Hooijdonk geeft aan dat de aanpassing 2-3 weken kost, maar in ieder geval wordt het voor 1 maart gerealiseerd. Het bestuur verzoekt de AV om goedkeuring te verlenen voor de investering met betrekking tot renovatie van het oude gedeelte van de keuken. Er wordt goedkeuring gevraagd voor een investering van maximaal € 25.000,-.  Er is in de begroting van HBC ook nog een voorziening keuken opgenomen en men verwacht ook een aantal zaken zelf te kunnen doen, dus het bestuur verwacht uiteindelijk minder nodig te hebben. De vergadering gaat per acclamatie akkoord met dit extra bedrag.  

7.     Toelichting Beleidsplan jeugdselectie

Ruud Verhoeven licht door middel van een filmpje het jeugdbeleidsplan voor HBC toe. Ko van der Veldt vraagt of er is gedacht aan het werven van scholieren. Dat gaat ook gebeuren door middel van allerlei activiteiten, zoals meedoen met het sportontbijt en andere zaken die onder andere door sportsupport worden georganiseerd. Op de vraag van Nico Geels geeft het bestuur aan dat bij het implementeren van het plan wordt geprobeerd zoveel mogelijk de rustige momenten te benutten, door de week tot 20.00 uur en in het weekend zoveel mogelijk in de ochtend. Waling Westra geeft aan dat het een mooi plan is, maar dat er een meerjarenplan moet komen met een tijdspanne van 10-15 jaar waarbij de focus ligt op de jonge jeugd vanaf 6 jaar. Van daaruit kan je doorbouwen. Hij mist nu de meerjarenvisie en duurzaamheid in het plan. Het bestuur neemt de opmerkingen en adviezen mee in de verdere ontwikkeling van het plan.  

8.     Verslagen commissies

De commissies hebben weer verslag gedaan van alles wat er zoal door onze vrijwilligers wordt gedaan, georganiseerd en geregeld op ons park. Alle verslagen van de commissies staan op de website en zijn na te lezen op jaarverslagen 2023. Er is een aantal commissies die ook nog nieuwe leden zoeken. We willen graag onze heel grote dank uitspreken aan alle vrijwilligers en commissies die het afgelopen seizoen weer enorm veel werk hebben verzet.   Er wordt nog een vraag gesteld over de respons van de gehouden enquête aan het begin van het jaar. De respons bleek 30% te zijn, wat wordt beschouwd als zeer hoog. Er wordt afgesproken dat een respons van 25 % nodig is voor het bestuur om de besluitvorming op te kunnen baseren.  

9.     Bespreking financieel verslag 2023

Martien Ganzeman geeft een korte toelichting:

• De contributie was conservatief begroot en komt daardoor hoger dan begroot.
• Training wordt op nul begroot en is nagenoeg behaald.
• Overige opbrengsten zijn iets lager dan begroot.
• Het resultaat van de kantine is hoger dan 2022.
• De kosten zijn in totaal lager dan begroot. Er is een positief resultaat wat we ten goede laten komen aan het 40-jarig bestaan.  

10.  Verslag controlecommissie + Benoeming/vraag nieuw controle commissielid & reservelid

Marcel Pennarts neemt het woord en doet verslag van de kascommissie. Op 6 november is controle gedaan in het clubhuis door Carlijn Campen en Marcel Pennaerts. Er is steekproefsgewijs controle gedaan en de administratie was goed gevoerd. Ten aanzien van de onderhoudsvoorziening adviseert de kascommissie deze beter te onderbouwen en te voorzien van een meerjarenplan. De commissie adviseert ook in het kader van garantiestelsel/risicospreiding gebruik te maken van 2 of meer banken. Marcel Pennaerts wordt bedankt voor zijn inzet in deze commissie, hij treedt reglementair af. Charles van der Lugt meldt zich aan als lid, er moet nog een reservelid worden gezocht omdat Jos Leek zich terug heeft getrokken als reservelid.  

a.   Goedkeuring jaarrekening en financieel verslag 2023

Na de goedkeuring van de controlecommissie wordt ook het financiële verslag 2023 door de AV goedgekeurd.

b.   Verlening decharge aan het bestuur

Op verzoek van de controlecommissie wordt aan het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid over het boekjaar 2022/2023.

11.  Begroting 2024 en vaststelling contributie

a. Vastelling contributie 2024

Door de aanpassing van het verenigingsjaar en boekjaar naar kalenderjaar loopt het boekjaar in 2024 van november 2023 tot en met 31 december 2024. Dat gaat de nieuwe penningmeester uitvoeren. Het lidmaatschap gaat ook aangepast worden aan het kalenderjaar. Dit betekent dat de contributie voor 2024 voor senioren wordt bevroren omdat het een jaar van 10 maanden betreft. De contributie voor senioren blijft € 163 en voor dagleden € 109. Junioren gaan van €165 naar €181 en aspiranten van € 125 naar € 137, vanwege de verwachte loonsverhoging van de trainers.   AV gaat akkoord met de vaststelling van de contributie.  

b. Vaststelling van de begroting 2024

In de begroting is een post opgenomen van € 2000 aan trainingskosten. Die zijn het gevolg van de plannen met het jeugdbeleid. Het bestuur streeft ernaar om de sponsoring te verhogen zodat de kosten zo laag mogelijk kunnen blijven.  Er wordt hard gewerkt aan een sponsorplan. Er kan meer winst gemaakt worden op de baromzet. In de begroting is rekening gehouden met een prijsstijging van 5%. De prijzen gaan per 1 januari 2024 omhoog. Overige kosten: weinig spannende dingen. De afschrijvingskosten zijn iets hoger begroot in verband met afschrijving verbouwing in 20 jaar in plaats van 30. Hierover zijn geen vragen meer en de AV keurt de begroting 2024 goed.  

Jorinde sluit om 21.00 uur de eerste vergadering vanwege het niet behaalde quorum van de helft van het aantal leden dat aanwezig moet zijn om de statutenwijziging goed te keuren.                      

1.     Opening vergadering

Jorinde opent de tweede vergadering om 21.24 uur.  

2.     Voorstel statutenwijziging Tennisvereniging HBC

Vorig jaar heeft een wetswijziging plaatsgevonden waardoor een statutenwijziging nodig was. Daarnaast was het wenselijk om te voorzien in een aantal praktische mogelijkheden, zoals elektronisch uitbrengen van stemmen en het mogelijk maken voor leden om volmacht aan een ander lid om te stemmen. Een lid mag namens maximaal één ander lid stemmen om het ronselen van stemmen te voorkomen.

• Per e-mail heeft het bestuur input op de statutenwijziging en een aantal vragen ontvangen m.b.t. een aantal punten. In dat kader hebben we het volgende amendement om door te voeren:
  • In artikel 5 lid 4: boekjaar vervangen voor verenigingsjaar
  • Artikel 4 lid 1 binnen de KNLTB moet weg.
  • Artikel 9 lid 3 geeft leden gelegenheid om een tegenkandidaat te stellen tot een week voor de AV. Een voorstel voor een tegenkandidaat wordt door het bestuur terstond aan de leden medegedeeld. (HHR artikel 9) door middel van het sturen van een mail. Op de vraag waarom de Statuten niet eerst aan de KNLTB zijn verstuurd geeft Jorinde aan dat de KNLTB goedkeuring dient te geven aan het in werking treden van de nieuwe statuten. Daarom moeten deze eerst in de AV besproken worden. Als je niet afwijkt van de KNLTB-richtlijnen dan vindt er eigenlijk altijd goedkeuring plaats, dus Jorinde gaat haar best doen. Afgesproken wordt dat als de statuten niet worden goedgekeurd door de KNLTB, de leden daarvan op de hoogte worden gesteld via de mail of nieuwsbrief. Yvonne van Assema vraagt waarom de verschillende ledensoorten in de Statuten zijn genoemd en de uitsplitsing niet in het HHR staat. De verschillende lidmaatschappen vragen verschillende verplichtingen van leden en worden daarom uitgesplitst in de Statuten.  

Er wordt gestemd over het voorstel: er zijn 0 tegen/blanco stemmers, er is een unaniem besluit voor de statutenwijziging.  

3.     Voorstel wijziging HHR Tennisvereniging HBC

Door de wijziging van de statuten en n.a.v. de AV van vorig jaar was ook een aanpassing van het HHR wenselijk.

• Per e-mail hebben we input op de wijziging van het HHR en een aantal vragen ontvangen m.b.t. een aantal punten. In dat kader hebben we het volgende amendement om door te voeren:
  • In artikel 24, na de verwijzing naar artikel 19 lid 2 invoegen “van de Statuten”
• In de AV van 2022 zijn bij het HHR ook een aantal vragen gesteld, daar hebben we nu naar gekeken en hebben we ook aanpassingen meegenomen in het huidige ontwerp. Puntsgewijs zijn nog een aantal keuzes toegelicht:
  • De manier van stemmen is nu uitgebreider uitgewerkt in de statuten. Om dubbele informatie te voorkomen, hebben we dit niet in het HHR overgenomen. Alleen een invulling m.b.t. acclamatie is anders/meer aanvullend op de Statuten geschreven.
  • N.a.v. de amendementen die wel/niet ter vergadering kunnen worden gedaan, hebben we een verduidelijking opgenomen.

Artikelsgewijze toelichting:

• Artikel 3: hier is het incasseringsmoment weggehaald, de praktijk is veelal anders;
• Artikel 4 is aangepast in een aantal keer: geen invulling van het aantal vanwege de wenselijke flexibiliteit in het aantal;
• Artikel 6 is uitgebreid met een tekst over de weekendleden (leeftijd). Er ontstaat discussie over artikel 30 waarin de tijden waarop dagleden mogen spelen expliciet genoemd worden in de laatste zin. Dan zouden alle beperkingen van de verschillende soorten leden benoemd moeten worden, zoals bijvoorbeeld jeugdleden met de speelbeperking tot 20.00 uur. Het beperkte speelrecht waarover in artikel 5.5.1 wordt gesproken staat omschreven op de website, dus wordt weggehaald bij het HHR;
• Artikel 13: is gebaseerd op de huidige situatie in de WTC. Als de WTC een punt ter bespreking heeft wordt niet het bestuurslid maar het commissielid uitgenodigd om een toelichting te geven.
• Artikel 21: Hier wordt Algemene Vergadering bedoeld.
• Artikel 24: heeft betrekking op welke wijzigingen het bestuur mag doorvoeren zonder goedkeuring van AV, zoals opgenomen in artikel 19 lid 2 van de Statuten.
• Artikel 27. De verwijzing moet worden aangepast naar Artikel 12 lid 4 sub e  

Er zijn verder geen vragen meer.

Per acclamatie wordt door de AV akkoord gegeven voor de aanpassing van het HHR.  

4.     Wisselingen commissies en (her)benoeming bestuur

a.     Wisseling leden diverse commissies:

Mitchell Roos neemt afscheid van Open Toernooicommissie; Liesbeth Pels heeft afscheid genomen van de barbezettingscommissie; Sym Visser heeft afscheid genomen van de Onderhoudscommissie en Jan van der Veldt en Frits Planting zijn toegetreden; Liesbeth Pels, Marjo van Opstal, Gerda Ganzeman en Angela Kors doen voor de schoonmaak commissie speciale klussen; Danny Vinken is toegetreden tot de clubkampioenschappen commissie;

Toss indelers: Agnes Kuiper is (tijdelijk) gestopt als toss indeler op dinsdag en Joop ter Heijden heeft op dinsdag en vrijdag een gat achtergelaten. Op woensdag gaat Elly Draijer stoppen. Op donderdag zijn er geen wijzigingen en op vrijdag zijn Ron Goedhart en Theo de Zwart toegevoegd als toss indelers.

Jorinde doet een oproep: mocht je een commissie willen ondersteunen, laat dat het bestuur of de betreffende commissie weten!  

b.     Verkiezing bestuursleden:

• Periodiek aftredend is Jorinde en heeft zich herkiesbaar gesteld. Zij wordt per acclamatie herbenoemd door de AV
• Periodiek aftredend Martien, niet herkiesbaar.
• Mirjam is vorige AV niet benoemd en het bestuur wil uitbreiden naar 6 personen nu de eis van “oneven” uit de Statuten weg is. Het bestuur zal op de eerste bestuursvergadering na de AV de functies verdelen. De AV stemt in met:

1. Uitbreiding van het bestuur naar 6 personen;
2. Benoeming van Mirjam in het bestuur;
3. Benoeming van Cees in het bestuur;
4. Benoeming van Monique in het bestuur.  

In 2024 is Tineke van Assema periodiek aftredend. Aangezien de eerstvolgende AV in januari 2025 zal plaatsvinden, zal haar termijn eindigen, maar zal zij tot die datum interim aanblijven. Zij heeft aangegeven dat zij zich waarschijnlijk niet herkiesbaar zal stellen.  

5.         Rondvraag

Ko van der Veldt: vraagt hoe het nieuwe toegangssysteem van het clubhuis gaat werken: waarschijnlijk wordt het een code die in de KNLTB-app wordt gegenereerd. Voor de deur komt dan een keypad met een code app. Op de vraag van Marjo van Opstal vraag het bestuur of zij de AED cursus weer wil organiseren met Elise van Assema. Henny Fokker vraagt of iemand boven de 80 bardienst moet draaien. Er is in principe geen leeftijdsgrens, maar de BBC kijkt boven de 80 jaar wel of een lid nog in staat is bardienst te draaien Leny Heeremans doet een oproep aan iedereen het aan haar door te geven als iemand een operatie heeft ondergaan, ziek is of er andere zaken zijn die lief en leed betreft want zij hoort het niet altijd; Op de vraag of de competitie schotel afgeschaft moeten worden wordt besloten dat Kantinecommissie/Toernooicommissie/Bestuur dit samen zullen overleggen. John Peperkoorn vraagt of keukendeur niet meer naar de bar verplaatst moet worden, zodat de keuken afgesloten kan worden in de winter. Dit wordt in de toekomst geregeld als de toegang via de keypad wordt ingeregeld.

6.         Sluiting

Jorinde sluit de vergadering om 22.25 uur.